ERP-Upgrade bei efko: Spitzenleistungen in der Lebensmittelverarbeitung mit Microsoft Dynamics

Vision für einheitliche Abläufe

Die efko Frischfrucht und Delikatessen GmbH hat sich in über 80 Jahren von einem lokalen Verarbeiter von Obst und Gemüse zum bedeutendsten Unternehmen für die Veredelung von Obst und Gemüse Österreichs entwickelt. Mit Hauptsitz in Eferding/Oberösterreich umfasst die efko Gruppe die Firmen machland in Naarn, Geißlmayr in Eferding, Vitana in Niederösterreich sowie auch Tochtergesellschaften in Tschechien (efko- Veselí und machland-Veselí). Um diese Unternehmensstrukturen effizienter zu gestalten, war eine moderne und vollintegrierte Lösung notwendig.

„Unser Ziel war eine vollintegrierte Lösung, die sowohl die Schnittstellen zwischen Abteilungen als auch zwischen Gesellschaften reduziert. Das übergeordnete Ziel bestand darin, die Transparenz in der gesamten efko-Gruppe zu erhöhen. So haben wir die Kostenstruktur im Blick und schaffen die Grundlage für nachhaltiges Umsatz- und Mengenwachstum.“ 

– Bernhard Stöhr, Geschäftsführer bei efko

Auswahl des richtigen Partners

Die Partnerschaft mit BE-terna wurde durch einen sorgfältigen Auswahlprozess gestartet. efko war auf der Suche nach einem Partner mit hoher Kompetenz in der Durchführung von ERP-Implementierungen und einem tiefen Verständnis für die angestrebten Ziele.

„Der entscheidende Erfolgsfaktor für mich persönlich waren die Menschen – das engagierte efko-Team und die Berater von BE-terna, die perfekt zu uns gepasst haben. Man hat gespürt, dass es für sie mehr als nur ein Job war. Sie hatten ein echtes Interesse daran, mit uns gemeinsam die beste Lösung zu erarbeiten.“ 

-Kerstin Kraml, Projektleiterin bei efko.

Nutzung des Microsoft-Ökosystems

BE-terna nahm am Auswahlprozess mit ihrer speziell für die Lebensmittelindustrie entwickelten Branchenlösung für die Prozessfertigung basierend auf Microsoft Dynamic 365 Finance & Supply Chain Management teil. Ein entscheidender Bestandteil der vorgeschlagenen Lösung von BE-terna war die tiefe Integration in das Microsoft-Ökosystem, einschließlich Office 365 und Power BI. Diese Integration ermöglicht einen nahtlosen Arbeitsablauf für die Mitarbeitenden von efko, die ERP-Funktionen direkt über vertraute Tools wie Excel und Outlook nutzen zu können. Durch die cloudbasierte Natur von Dynamics 365 erhält efko die nötige Flexibilität für Wachstum.

Datenmigration und Anpassung

Die Umstellung beinhaltete eine umfangreiche Datenmigration von AX3 zu Dynamics 365. Große Mengen historischer Daten wurden sorgfältig zugeordnet, bereinigt und übertragen, um die Datenintegrität und Kontinuität sicherzustellen.

Gemeinsam mit BE-terna entwickelte efko maßgeschneiderte Module, die nahtlos in die Dynamics 365-Plattform integriert wurden und die Funktionalität verbesserten, ohne die Systemintegrität oder die Upgradefähigkeit zu beeinträchtigen. Einige spezielle Anpassungen waren entscheidend, um den einzigartigen betrieblichen Anforderungen von efko, insbesondere der saisonalen Verfügbarkeit von gewissen Produkten, gerecht zu werden. Darüber hinaus wurde duch die Berücksichtigung allgemeiner Anforderungen der Lebensmittelindustrie die BE-terna Branchenlösung gemeinsam weiterentwickelt.

Förderung von Wandel und Innovation

Im Zuge der Einführung stieß man neben der Abbildung der Prozessanforderungen auch auf die typische Herausforderung, die neuen Abläufe im Betrieb zu implementieren. Durch effektive Change-Management-Strategien und einem umfassenden Schulungsprogramm gelang es efko und BE-terna jedoch gemeinsam, einen reibungslosen Übergang zu ermöglichen. Die BE-terna Projektmethode "eagle" sieht regelmäßige Statusmeetings vor. In diesen Meetings präsentiert das gesamte Projektteam direkt im Testsystem die Fortschritte in den einzelnen Bereichen. Diese sogenannten Conference Room Pilots fördern die offene Kommunikation innerhalb des Teams und stellen sicher, dass alle Beteiligten bereichsübergreifend abgestimmt sind.

Ein Umstellungsprojekt dieser Größenordnung erfordert ein sorgfältig zusammengestelltes Team aus den verschiedensten Bereichen – IT, Finanz, Vertrieb, Produktion, Logistik, Qualitätsmangement und Beschaffung – sowie ein erfahrenes Expertenteam seitens BE-terna.

"Wir hatten ein relativ großes internes Projektteam, was die Entscheidungsfindung in den Workshops zunächst verlangsamte. Diese umfangreiche Teamstruktur erwies sich jedoch während der Schulungs- und Change-Management-Phase als äußerst vorteilhaft, da sie den breiteren Wissenstransfer und die Akzeptanz im gesamten Unternehmen erleichterte." 

- Kerstin Kraml.

Change-Management war ein Eckpfeiler des Projekterfolgs. efko und BE-terna arbeiteten eng zusammen, um die gesamte Belegschaft auf die Veränderungen vorzubereiten. Schulungsprogramme wurden auf verschiedene Benutzerrollen zugeschnitten, sodass jeder, von der Produktion an der Linie bis zur Führungsebene, verstand, wie die Möglichkeiten des neuen Systems genutzt werden können, um die tägliche Arbeit zu verbessern.

Ergebnisse auf einen Blick

• Verbesserte Prozesseffizienz und durchgehende Rückverfolgbarkeit: Durch die Einführung von Dynamics 365 wurden die Prozesse gerade auch im Zusammenspiel zwischen den verschiedenen Bereichen klarer strukturiert und verbessert. Dadurch wird der detaillierte Blick auf Produktionskennzahlen, Bestände und Finanztransaktionen jederzeit ermöglicht. Die Gewährleistung der durchgehenden Rückverfolgbarkeit vom Rohstoff bis zum Endprodukt und die Einhaltung von Lebensmittelsicherheitsvorschriften sorgen weiterhin für den guten Ruf von efko im Bereich Qualität und Zuverlässigkeit.
• Abbildung der komplexen Anforderungen an die Planung: Die Produktion bei efko muss einerseits mit Artikeln umgehen, die nur saisonal verfügbar sind, andererseits auch mit Artikeln die laufend produziert werden. Dadurch ergeben sich spezielle Herausforderungen an die Planung. Mit den umfangreichen Möglichkeiten der Planungsfunktionalität in Dynamics 365 gelang es die Anforderungen der verschiedenen Produktgruppen erfolgreich abzubilden.
• Erleichterte Entscheidungsfindung: Die einheitliche Datenstruktur innerhalb der Gruppe und die Integration in das Microsoft-Ökosystem, insbesondere Power BI, stellt dem Führungsteam von efko zukünftig leistungsstarke Analyse- und Berichtstools zur Verfügung, die eine fundierte Entscheidungsfindung mit umfassenden, aktuellen Geschäftsberichten einfacher ermöglichen.
• Skalierbarkeit und Flexibilität: Das cloudbasierte Dynamics 365 bietet efko die Skalierbarkeit, alle Tochtergesellschaften zu integrieren und ermöglicht zukünftiges Wachstum.
• Erhöhte Benutzerakzeptanz und Produktivität: Das durchgehende und intuitive Design der D365 Benutzeroberfläche erleichtert den Mitarbeitenden von efko den Übergang zum neuen System. Die tiefe Integration vertrauter Microsoft-Tools wie Excel und Outlook steigert die Effizienz im laufenden Betrieb.

Die Reise der Gurke: Vom Feld zum Verbraucher

Die Reise der Gurken von efko veranschaulicht die Effizienz des neuen Systems und die Gewährleistung der durchgehenden Rückverfolgbarkeit. Auf Basis einer langfristigen Planung werden die Verträge mit den Produzenten frühzeitig abgeschlossen. Beim Wareneingang werden die angelieferten Gurken automatisch sortiert, gewogen und die Mengen direkt und automatisch im System erfasst. Der gesamte Produktionsprozess – vom Waschen, Schneiden, Einlegen bis zum Verpacken – wird im System abgebildet und überwacht, um die Qualitätskontrolle und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen. Alle Logistikprozesse, von der Einlagerung bis zum Versand, werden mithilfe von Scannern vereinfacht. Dabei wird eine zeitkritische und detaillierte Touren- und Versandplanung im System durchgeführt. Im gesamten Prozess wird eine durchgehende Chargen-Rückverfolgbarkeit vom Rohstoff bis zum Fertigprodukt sichergestellt und im System durch einfache Abfrage der beteiligten Lieferanten und belieferten Kunden und durchgeführten Qualitätskontrollen optimal unterstützt.

Der Weg in eine vernetzte digitale Zukunft

Der Übergang zu einer hochmodernen ERP-Lösung hat efko als führendes Unternehmen bei der technologischen Einführung in der Lebensmittelindustrie positioniert. Ihre Geschichte handelt nicht nur von der Aufrüstung der Technologie, sondern auch von der Annahme von Veränderungen und dem Setzen einer Grundlage für zukünftiges Wachstum und Innovation.

Der erfolgreiche Go-Live im Februar 2024 bei efko und machland markierte den Auftakt zur gruppenweiten Einführung von Dynamics 365. Die enge Zusammenarbeit mit BE-terna war dabei der Schlüssel zum Erfolg. efkos Erfahrung zeigt, wie strategische Planung und frühzeitige Einbindung der Stakeholder den Erfolg groß angelegter ERP-Transformationen sichern.