Aufbau eines leistungsfähigen Teams

Wie fing alles an, Tamara?

Vor fast zwei Jahren, bevor ich Teamleiterin meines jetzigen Teams wurde, war ich Teil eines anderen Teams, das in Bezug auf Zusammenarbeit, Verständnis und Kommunikation zwischen den Teammitgliedern eine schwierige Zeiten durchlebt hatte. Zu dieser Zeit war ich als Softwarearchitektin und somit für die meisten Integrationen im Zusammenhang mit Utility Infrastructure Management (UIM) verantwortlich.

Irgendwann entschied sich die Mehrheit des Teams aufzugeben und die Firma zu verlassen. Wir standen gerade am Anfang einiger wirklich interessanter neuer Herausforderungen: unser eigenes UIM-Produkt zu entwickeln, an einem internationalen Projekt in Jamaika mitzuwirken und dadurch die Chance zu erhalten, eine neue Kultur zu entdecken. Gleichzeitig brach das Team jedoch auseinander.

Ursprünglich waren wir neun und plötzlich waren wir nur noch zu dritt und standen vor einem Haufen Scherben. Sie können sich nicht vorstellen, wie enttäuschend es war. Infolgedessen war ich nicht sehr begeistert, als ich gebeten wurde, die Leitung dieses angeschlagenen Teams zu übernehmen.

Was war „das Licht am Ende des Tunnels“, das Sie weitermachen ließ und Sie überzeugte, dass Sie es schaffen und gemeinsam erfolgreich sein werden?

Es gab nicht nur einen Faktor, sondern mehrere, die mich anspornten: 

Zunächst wurde mir klar, dass ich mich auf unser Management verlassen konnte. Sie waren bereit, Dinge zu ändern, angefangen bei Gesprächen mit den Mitarbeitern und der Übernahme von Verantwortung für frühere Probleme, und sie versicherten mir, dass ich immer auf sie zählen könne.

Außerdem wandten sich andere Teammitglieder mit unterstützenden Worten an mich und boten mir ihre Hilfe an, das war wirklich wichtig für mich.

Dann waren da noch meine drei wunderbaren Teammitglieder. Zuerst waren sie bedrückt, aber auch hoffnungsvoll. Sie vertrauten auf meine Überzeugung, dass eine faire und offene Kommunikation die Probleme der Vergangenheit überwinden wird. Dies wiederum gab mir die Ausgangsbasis für den Aufbau eines neuen Teams, auf das ich stolz sein kann.

Team workshop in Jamaica

Wie sah die Transformation aus? Was waren die ersten Schritte?

Zunächst informierten wir das Team, dass ich offiziell die Rolle der Teamleiterin übernehmen werde. Es wurde eine Übergangszeit von ein paar Monaten festgelegt, in der mein Vorgesetzter die Aufgaben der Teamleitung übernahm (wie regelmäßige Treffen mit den Mitarbeitern, Berichterstattung usw.). In dieser Zeit übernahm ich nur die projektbezogenen Aktivitäten. Dann haben wir die gesamte transformatorische Herausforderung in kleinere Abschnitte unterteilt, um sie parallel besser bewältigen zu können.

1. Erstens, die Herausforderung der Team-Organisation bewältigen

Damals habe ich mich gefragt, wie ein Coach mir hierbei helfen könnte, aber heute kann ich nicht in Worte fassen, wie dankbar ich für meinen Coach Tina bin. Wir haben uns sofort verstanden und schon nach wenigen Sitzungen hatte ich eine sehr gute Vorstellung davon, wie wir mit der Situation umgehen könnten: die Definition klarer Teamziele, die Festlegung der Ziele und des Entwicklungsplans jedes Einzelnen, die Durchführung regelmäßiger 1:1-Gespräche mit den Teammitgliedern, die Erarbeitung eines Standardberichtswesens – im Grunde fanden wir unseren Arbeitsrhythmus.

2. Zweitens war die Unzufriedenheit der Mitarbeiter, die (anfänglich) zur Auflösung des Teams geführt hatte, zu beseitigen

Wir haben uns als Team die Zeit genommen, eine Liste der guten und schlechten Praktiken unseres Unternehmen zu erstellen. Dies bot uns die Möglichkeit, die Erwartungen zu vergleichen und sie in eine realistischere Perspektive zu stellen, indem wir nicht nur dem Unternehmen, sondern auch uns selbst gegenüber kritisch waren. 

Die fertige Liste legten wir dem Management vor. Unser Management führte eine Analyse durch und nahm sich dann die Zeit, mit jedem Mitarbeiter persönlich zu sprechen, um herauszufinden, was ihnen Sorgen bereitete. Dies war ein deutliches Zeichen dafür, dass auch die Führungsebene sehr daran interessiert war, die interne Kultur des Unternehmens zu verbessern.

Good vibes only ;)

3. Die nächste Herausforderung war die Organisation des Jamaika-Projekts

Unser Team bekam sofort ein neues Mitglied und so waren wir also 4 Frauen, die dem gesamten jamaikanischen Projektteam gegenüberstanden. Da wir nicht alle Aspekte des Projekts selbst abdecken konnten, half uns das Management, indem es uns zwei großartige Projektmanager zur Seite stellte, zunächst die ehemalige BE-terna-Mitarbeiterin Mateja Zorman und außerdem noch Gal Šmidovnik. Sie organisierten auch vorübergehende Unterstützung aus anderen Teams. Ich freue mich, dass die anderen Teams, obwohl sie bereits mit ihren eigenen Aufgaben ausgelastet waren, dennoch nicht zögerten, uns zu helfen. Daran versuche ich jetzt jedes Mal zu denken, wenn jemand mich oder mein Team um Hilfe bittet.

Wir erweiterten unser Wissen, teilten es später mit unseren neuen Teammitgliedern und gingen so mit gutem Beispiel voran.

4. Die letzte Herausforderung war die UIM-Produktentwicklung

Dies war der Teil, der mir am meisten Spaß gemacht hat, da wir eine Idee entwickelten und umsetzten. Wir begannen mit dem Brainstorming, entwarfen Lösungen und entwickelten sie, meist mit der unbezahlbaren Hilfe unseres Produktteams. Wir haben alle auf ein gemeinsames Ziel hingearbeitet, das uns zusammengebracht hat.  

Im Rückblick scheinen diese Schritte zwar klein zu sein, aber sie waren das Fundament des Teams, wie es heute ist: Mitglieder, die einander vertrauen, die sich sicher fühlen, ihre Meinung und Ideen zu äußern, die keine Angst haben, wenn sie vor neuen Herausforderungen stehen.

Du hast es geschafft, die Richtung zu ändern, ein motiviertes Team zu bilden und das Geschäft auszubauen, sogar gemeinsam nach Jamaika zu reisen, und dann BAM! Covid ... Plötzlich musste das Team komplett im Home Office arbeiten. Wie bist du damit umgegangen? 

Das war eigentlich nicht wirklich neu für uns. Die Arbeit in Europa für ein jamaikanisches Unternehmen hatte bereits dazu geführt, dass wir mit der 7-stündigen Zeitverschiebung und der großen räumlichen Entfernung zwischen uns umgehen mussten. Wir waren es also gewohnt, Sitzungen und Workshops online abzuhalten, die meisten davon in den Nachmittags- und Abendstunden. Darüber hinaus war eines unserer Teammitglieder in Belgrad ansässig und wir arbeiteten permanent online mit ihm zusammen.  

Als Covid uns traf, setzten wir daher einfach unsere Tagesroutine fort, d. h. statt nur mit einem Mitglied waren wir alle online verbunden. Wir hatten bereits einen Teamkanal, über den wir kommunizieren konnten, Teamaktivitäten wie Planung, Feinabstimmung, 1: 1-Besprechungen fanden regelmäßig statt, die Kollegen stellten Fotos von ihren Heimarbeitsplätzen ein und wir alle nutzten unsere Kameras, um uns so oft wie möglich zu sehen.  

Das Ergebnis kann sich sehen lassen: Wir haben unser Team in dieser Zeit um vier neue Mitglieder erweitert, einen pünktlichen Go-Live in Jamaika realisiert und auch mit einer neuen Angebotsanalyse begonnen. Es gab sogar eine Online-Feier für das Go-Live, mit Sekt und Ansprachen. Es war neu, es war gut und es fühlte sich sehr schön an. Und all das online. Heute haben wir eine jamaikanische Implementierungsreferenz, ein neues Implementierungsprojekt, 4 neue Teammitglieder, die sich in ihrer Rolle sehr bewährt haben, und wir sind ein Team, in dem die Verbundenheit zwischen uns stärker denn je ist.

Remote work can be fun too.

Gab es auch schwierige Momente?

Natürlich gab es schwierige Momente. Als unser Team von vier auf zehn Mitglieder wuchs (den für uns zählt unser Projektmanager Gal auch zum Team) mussten wir unsere Teamorganisation überdenken. Ich musste lernen, mich mehr auf andere Teammitglieder zu stützen, mehr Verantwortung an sie zu delegieren, auch wenn ich die Dinge lieber allein erledigen wollte. Ich musste anderen und mir selbst die Chance geben, uns vor neuen Herausforderungen zu beweisen. Es gab auch einige frustrierende Zeiten, wo ich nicht wusste, wie wir die nächste Stufe erreichen sollten, aber zum Glück hatte ich meinen Coach Tina zur Seite. Als schier unerschöpfliche Quelle von Ideen und mit einem außerordentlich positiven Elan hat sie mir durch diese schweren Zeiten geholfen, die jetzt wie eine ferne Erinnerung erscheinen.

Wie ist die Lage heute?

Heute sind wir ein zehnköpfiges Team, einschließlich unseres Projektmanagers. Wir sind ein gemischtes Team aus Männern und Frauen, die auch nach der Arbeitszeit beim gemeinsamen Volleyballspielen ein soziales Miteinander pflegen, und wir planen ein eigenes Teambuilding, sobald sich die Covid-Situation beruhigt hat. Alle Teammitglieder sind hoch motiviert und freuen sich darauf, bei jeder Gelegenheit neues Wissen zu erwerben. Sie haben im vergangenen Jahr routinemäßig fünf Zertifizierungsprüfungen erfolgreich bestanden. Es ist kein Scherz, dass einige von ihnen ein wenig nervös werden, wenn ihre To-Do-Listen zu kurz sind, deshalb versuche ich immer, neue Aktivitäten anzubieten, um sie auf Trab zu halten!

 Volleyball is die beliebteste After-Wrok-Sportaktivität bei BE-terna

Was sind Ihre Pläne für die Zukunft und was sind die nächsten Schritte?

Natürlich wird das Team weiter ausgebaut. Wir helfen jedem Teammitglied, die nächste Stufe zu erklimmen, mehr Verantwortung zu übernehmen und neue Rollen zu besetzen. Jeder Fortschritt, den das Team macht, bedeutet neue Möglichkeiten für uns alle und ich schließe mich selbst mit ein.

Zusammengefasst – was sind Ihrer Meinung nach die entscheidenden Elemente bei der Entwicklung eines leistungsstarken Teams?

Ich setze in erster Linie auf Aufrichtigkeit und Fairness, aber um ein leistungsstarkes Team aufzubauen, braucht man mehr: 

Da nichts per Zufall geschieht, glaube ich, dass eine klare Vision des Teams von wesentlicher Bedeutung ist. Dann brauchen Sie nur noch einen Plan, wie Sie das erreichen können. In unserem Fall haben wir unsere Strategie entwickelt:

• Erstens durch ehrgeizige Ziele für das Team als Ganzes und für die einzelnen Mitglieder
• Zweitens durch einen persönlichen Entwicklungsplan für jeden Einzelnen im Team
• Drittens durch die Vereinbarung von Aktivitäten, die regelmäßig durchgeführt werden müssen (Teambesprechungen, 1:1-Gespräche, usw.) und durch die Einbeziehung jedes einzelnen von uns in den Prozess
• Und schließlich durch die Überwachung der Ausführung, durch Korrekturen des Plans (falls diese notwendig sind) und durch das Festhalten am Plan

When life gets blurry see with your heart 😉

Welche fünf zentralen Lektionen haben Sie bei dieser Entwicklung gelernt?

Die Top 5 für mich sind: 

1. Kommunikation, Kommunikation und noch mehr Kommunikation. Ich meine das in jeder Hinsicht: innerhalb des Teams, mit dem Management, mit anderen Teams. Das Formulieren unserer Ideen und das Akzeptieren anderer Meinungen, beides mit einem gesunden Maß an kritischem Denken, gibt uns Raum für Wachstum und Vertrauen.
2. Man darf nie aufhören, nach Größerem zu streben und muss neue Herausforderungen immer als Chance zur Verbesserung sehen. Das motiviert uns und gibt jedem von uns die Möglichkeit, Spitzenleistungen zu erbringen. Und wer will schon keine Spitzenleistungen erbringen?
3. Ein fleißiges Team ist ein glückliches Team. Natürlich ist es gut, gelegentlich einige Auszeiten zu haben, aber nicht zu oft und nicht zu lange. Wenn wir nützlich sind, fühlen wir uns gut.
4. Es ist schön, persönlich zusammenzuarbeiten, aber wir kommen auch auf Distanz gut zurecht, wenn die Situation es erfordert und wir das Beste daraus machen können.
5. Ich glaube, dass Stärke nicht nur von einem Einzelnen ausgeht, wahre Stärke liegt im Teamgeist. Das Vertrauen in die Kollegen und die Zusammenarbeit können jedes Problem lösen.

Teammitglieder von BE-terna, Ljubljana 

Würden Sie es wieder tun?

Rückblickend kann ich sagen, dass ich glücklich bin, dass ich einen Beitrag leisten und Teil dieser Entwicklung sein konnte. Darüber hinaus bin ich froh, immer noch an Bord zu sein. Aber alles noch einmal machen? Mit denselben Menschen um mich herum? Ich denke, ja, jederzeit.