Playbook für Dynamics 365 Sales – Old but Gold!?

Short & Simple: Was sind Playbooks?

Playbooks für Dynamics 365 Sales sind Leitfäden bzw. vorgegebene Aktivitätsprotokolle für sich ähnelnde Situationen und Prozesse im Vertrieb. Sie sollen dabei unterstützen den Vertriebsprozess zu optimieren und geben Hinweise, welche Schritte als Best Practice ausgeführt werden sollen - immer basierend auf den Aktivitäten des jeweiligen Leads. Dadurch besteht die Möglichkeit, schnell auf brenzlige Situationen zu reagieren und sogar Vertriebsaktivitäten vorrausschauend mithilfe von Prognosen (künstlicher Intelligenz) zu gestalten.

5 Vorteile von Playbooks

Das Playbook-Tool bietet das perfekte „Care-Paket“ für den Sales Manager, der seine Kunden nicht aus dem Auge verlieren will. Hier finden Sie unsere TOP 5 Argumente, wieso Sie Playbook auf Ihrer Dynamics Plattform nutzen sollten:

Optimierte und automatisierte Prozessabläufe

Erhöhen Sie die Produktivität Ihres Vertriebs durch einheitliche und vorkonfigurierte Prozessabläufe. Die in den Playbooks enthaltenen Best Practice Szenarien zeigen Ihren Mitarbeitern, wann sie welche Aktivität durchzuführen haben. Dabei werden die einzelnen Schritte parallel zur Durchführung überwacht und der Mitarbeiter bei einer Abweichung direkt benachrichtigt.

Schnelle Reaktionszeiten durch vorgefertigte Workflows

Informationen über den Kunden ändern sich und es muss reagiert werden? Kein Problem mit den Playbooks. Über Workflows werden Sie/Ihr Vertrieb? umgehend darüber informiert und eine Aktivität wird nach dem im System hinterlegten Best Practice Prinzip zugeordnet. Somit wird eine konsistente Vorgehensweise gewährleistet und Sie können schnell auf sich veränderte Situationen reagieren und agiern.

Weiterentwickelung und Erweiterung Ihre Best Practices

Binden Sie Ihre Best Practice Vorgehen in die Playbooks ein und teilen Sie damit das Know-How innerhalb des Unternehmens. Wie muss auf bestimmte Vorfälle reagiert werden? Wann muss ich mich mit meinem Kunden in Kontakt setzen? Eine stetige Verbesserung fördert das Wachstum des Unternehmens und damit die Weiterentwicklung jedes einzelnen Mitarbeiters.

Skalierbarkeit

Von klein bis groß - ob ein einfacher Prozess oder ein kompletter Workflow, die Microsoft Playbooks enthalten vorgefertigte Templates, die nach Belieben erweiterbar sind. So können diese an Ihre individuellen Bedürfnisse und die des Kunden angepasst werden.

Erstellung eines Playbooks in Dynamics 365 Sales

Sie sind nun neugierig geworden und wollen Ihr erstes Playbook selbst erstellen? Wir geben Ihnen einen kleinen Leitfaden in die Hand, wie Sie in wenigen Schritten selbst Ihr erstes Playbook auf der Dynamics Plattform schaffen!

Playbooks sind über das Unified Interface des Sales Hub verfügbar. Stellen Sie zunächst sicher, dass diese auf dem neuesten Stand ist. Von dort navigieren Sie unter den App Settings in das Management Center, aus dem die Prozesse und Workflows gesteuert werden. Mithilfe der dort enhaltenen Templates und Kategorien können Sie Ihre Prozesse und Workflows erstellen und an Ihre Bedürfnisse anpassen. Die daraus erstellten Aktivitäten können Sie sich in einer eigenen Timeline anzeigen lassen oder durch das Playbook-Template unter dem Gliederungspunkt „Monitoring“ eine Übersicht der erstellten, zugewiesenen Aktivitäten bekommen.

Notwendige Schritte für die Erstellung eines Playbooks

1. Anfangs gilt es eine Playbook Kategorie zu erstellen. Benennen Sie diese sinngemäß und speichern Sie die Kategorie ab.
2. Anschließend ist es notwendig eine Playbook Vorlage zu erstellen.Nach dem Speichern können die Entitäten ausgewählt werden, bei denen das Playbook zum Einsatz kommen soll. Playbooks werden in Microsoft Dynamics 365 Sales in folgenden Entitäten konfiguriert:
   • Lead
   • Opportunity
     
   • Quote
   • Invoice
3. Nun haben Sie die Möglichkeit Aktivitäten für das Playbook zu erstellen.
   
4. Folgende Aktivitäten stehen zur Auswahl: Termin, Anruf und Aufgabe.
5. Veröffentlichung des Playbooks, um es in eine Opportunity einzubinden und zu starten.

Nach der Veröffentlichung des erstellten Playbooks können Sie diese in Ihre tägliche Arbeit einbinden. Dabei überprüfen diese im Hintergrund die einzelnen Arbeitsschritte während Sie im Livesystem an den Datensätzen arbeiten und werden bei Abweichungen benachrichtigt. Wie sieht das Ganze im System aus? In folgender Slideshow erhalten Sie Einblicke über die simple und benutzerfreundliche Erstellung.

Fazit

Playbooks von Microsoft bietet eine optimale Möglichkeit, Mitarbeitern Best Practice Vorlagen an die Hand zu geben, um Aktivitäten innerhalb der Dynamics 365 Sales Plattform abzuarbeiten. Die steigenden Anforderungen von Kunden und Interessenten bringen Ihnen durch die Einbindung von künstlicher Intelligenz Vorteile zu Ihren Mitbewerbern. Gehen Sie auf die Kunden mit Lösungen zu, bevor er das Problem erkennt. Durch die Best-Practices erlernen die Mitarbeiter Vorgehensweisen und eine stetige Optimierung der Prozessschritte entsteht. Damit bieten die Playbooks somit nicht nur dem Unternehmen, sondern auch den Mitarbeitern, Vorteile, die sich in steigenden Verkaufszahlen und einer stärkeren Kundenbindung bemerkbar machen.