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Ohne Zweifel sind ERP-Implementierungsprojekte anspruchsvoll. Auch wenn es den Anschein haben mag, als würde es hier hauptsächlich um die Software oder das System gehen, ist die Einbindung der Geschäftsprozesse und der zukünftige Benutzer des Systems ebenso wichtig. Wenn man alle drei Punkte im Auge behält, folgen die meisten Projekte ähnlichen Projektlebenszyklen und -phasen, unabhängig davon, in welcher Branche das Unternehmen tätig ist.
Implementierungsprojekte bestehen in der Regel aus den folgenden Phasen: Analyse und Design, Entwicklung, Schulung, Test und Einführung.
Typische Projektimplementierungsphasen
Die Hauptziele der Analyse- und Entwurfsphase bestehen darin, die Anforderungen des Kunden zu analysieren und einen detaillierten Systementwurf vorzubereiten. Als erster Schritt in dieser Phase werden die Systemanforderungen und die bestehenden Geschäftsprozesse bewertet und mit einer Standardlösung verglichen. Bis zu einem gewissen Grad sind die Anforderungen und Geschäftsprozesse (bekannt als "Fits") für alle Unternehmen gleich. Nichtsdestotrotz hat jedes Unternehmen auch einige spezifische Geschäftsprozesse, die Anpassungen erfordern (bekannt als "Gaps"). Der Prozess der Ermittlung, welche Anforderungen mit einer Standardlösung erfüllt werden können und welche nicht, wird als Fit/Gap-Analyse bezeichnet. Der nächste Schritt besteht darin, neue und aktualisierte Geschäftsprozesse zu definieren und ein Design und eine Struktur der angepassten Lösung zu entwickeln. Dies dient als Grundlage für die Abschätzung des Gesamtaufwands, der für die Entwicklung von kundenspezifischen Funktionen erforderlich ist. Die Analyse- und Designphase ist ein wichtiger Schritt einer Implementierung, da sie einen Einblick in zukünftige Geschäftsprozesse gibt und eine Grundlage für die verbleibenden Phasen des Implementierungsprojekts bildet.
Sobald der Entwurf der neuen Lösung vorliegt, kann die Entwicklungsphase beginnen. "Gaps", die in der vorherigen Phase identifiziert wurden, werden ausgearbeitet und geprüft. Je nach "Gap" kann die Lösung entweder eine Anpassung der Standardlösung oder die Integration eines externen Systems sein. Alle kundenspezifisch entwickelten Funktionen müssen gründlich in einem Benutzerhandbuch dokumentiert werden. Die Dauer der Entwicklungsphase hängt stark von der Anzahl der "Gaps" ab; weniger "Gaps" bedeuten eine kürzere und besser vorhersehbare Entwicklung.
Das Training ist ein wichtiger Aspekt bei der Einführung eines neuen Systems. Es ist unerlässlich, dass sich die Benutzer mit dem neuen System vertraut machen und sich mit diesem auskennen. Während Teile der Schulung bereits während der Entwicklungsphase stattfinden können, z.B. für Standardfunktionalität, können spezifische Trainingseinheiten für Anpassungen und für End-to-End-Geschäftsprozesse erst nach Abschluss des Entwicklungsprozesses stattfinden.
Bevor das System eingeführt wird, muss es strenge Tests durchlaufen. Der Zweck dieser Phase besteht darin, die Lösung zu verifizieren und zu validieren. Hier gibt es verschiedene Testmethoden, von denen jede einen anderen Aspekt des Systems abdeckt: Datenmigrationstests, Integrations-, Sicherheits-, End-to-End- und Stresstests. Diese Phase gipfelt in einem Kundenakzeptanztest, der nach erfolgreichem Abschluss anzeigt, ob das System und die Benutzer des Kunden bereit sind, in Produktion zu gehen.
Die letzte Phase ist die Rollout-Phase, die den Höhepunkt des Implementierungsprojekts darstellt. Bevor der eigentliche Rollout stattfinden kann ist es unerlässlich, dass der Kunde die organisatorische Bereitschaft zur Übernahme des neuen Systems erreicht. Sobald dieser erreicht ist, kann die Datenmigration vom Altsystem auf das neue System beginnen. Sobald die Daten vollständig migriert sind, kann das neue System voll genutzt werden. Während der gesamten Einführungsphase bietet das Supportteam des Systemintegrators Unterstützung und Beratung bei der Nutzung des neuen Systems. Das Ziel ist alle Probleme, die den reibungslosen Betrieb in den ersten Monaten behindern könnten, rasch zu lösen.
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