Schritt für Schritt zur Perfektion: Wortmanns ERP-Upgrade im Schuhhandel mit BE-terna Fashion

Die Wortmann-Gruppe, mit Hauptsitz in Detmold, Deutschland, bekannt vor allem durch ihre Marke Tamaris, gehört zu den größten Schuhproduktions- und -vertriebsunternehmen in Europa und gilt als Marktführer für modische Damenschuhe. Ursprünglich auf den Großhandel spezialisiert, hat sich die Wortmann-Gruppe in den letzten Jahren verstärkt dem Einzelhandel zugewandt, um den veränderten Marktanforderungen gerecht zu werden.

ERP-Transformation für den modernen Einzelhandel

Ein besonders prägnantes Beispiel für die Herausforderungen im bisherigen System war die Abbildung der E-Commerce-Aktivitäten. Jeder Online-Shop wurde als separate Filiale im Warenwirtschaftssystem geführt, was zu einer deutlichen Komplexität und Fehleranfälligkeit führte. Dies verursachte ineffiziente Prozesse, erhöhte Lizenzkosten und Schwierigkeiten bei der Bestandsverwaltung und Datenkonsolidierung. Mit der wachsenden Anzahl an Filialen und dem expandierenden Online-Geschäft wurde die Limitierung der alten IT-Lösung immer deutlicher. Um diesen Herausforderungen zu begegnen und die Effizienz zu steigern, entschied sich die Wortmann Fashion Retail GmbH & Co. KG für die Einführung eines modernen, integrierten ERP-Systems. BE-terna Fashion, basierend auf Microsoft Dynamics 365 Business Central, wurde ausgewählt, um die Anforderungen des Retail- als auch des Onlinegeschäfts umfassend abzudecken und zukünftiges Wachstum zu unterstützen.

Entscheidung für BE-terna Fashion

Die Entscheidung für einen Wechsel fiel nach sorgfältiger Analyse und Abwägung verschiedener Optionen. Letztlich überzeugte die Lösung von BE-terna durch einen hohen Grad an standardisierten Prozessen und die nötige Flexibilität, um individuelle Anforderungen zu erfüllen. Ein entscheidendes Kriterium war das Branchenwissen von BE-terna im Bereich Fashion und speziell im Schuhhandel. Ein weiterer wesentlicher Punkt war die Struktur und Zuverlässigkeit des Partners und der Software.

„Es war uns sehr wichtig, einen zuverlässigen Partner mit standardisierten Prozessen und Strukturen zu wählen. BE-Terna bietet uns bei Supportanfragen eine hohe Kompetenz und sehr kurze Reaktionszeiten. BE-Fashion basiert auf Microsoft Business Central, was uns zusätzliche Sicherheit gibt, dass das System langfristig weiterentwickelt wird“, erklärt Patrick Weigang, Team Lead IT E-Commerce and Retail-Processes bei Wortmann.

Durch ein Vorprojekt mit BE-terna konnte das Unternehmen die Prozesse detailliert analysieren und sicherstellen, dass die BE-terna-Lösung die Anforderungen innerhalb angemessener Zeit und Kosten abdeckt. Ziel war es, die optimale Eignung der Lösung für die Unternehmensbedürfnisse zu bestätigen.

Schrittweise Implementierung

Wortmann entschied sich für einen schrittweisen Implementierungsprozess, um die Belastung der Mitarbeitenden zu minimieren und sicherzustellen, dass das neue System möglichst schnell produktiv genutzt werden kann. Der erste Schritt bestand darin, alle Funktionen des bisherigen Systems zu übernehmen und bereits klar identifizierte Schwachstellen zu verbessern. Zusätzliche Neuerungen wurden gezielt und an spezifischen Stellen eingeführt. Die Entscheidung, das Projekt in Phasen zu unterteilen, erwies sich als vorteilhaft. Patrick Weigang erklärt:

 „Durch die schrittweise Einführung sammelten wir wertvolle Erfahrungen im Umgang mit dem neuen System. Dies hilft, zu verstehen, welche Anforderungen wirklich notwendig sind und welche durch bestehende Standardprozesse bereits abgedeckt werden“

Maßanfertigung wo nötig, Standard wo möglich

„Auch wenn wir viele Individualprozesse haben, wollen wir uns möglichst nah an Standard ausrichten, um den Implementierungsaufwand gering zu halten“, erläutert Patrick Weigang. Die richtige Balance zu finden, ist besonders wichtig, um sicherzustellen, dass das neue ERP-System effizient implementiert werden kann und dennoch an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst ist. Oliver Stolle, Senior Project Manager bei BE-terna, unterstreicht die Wichtigkeit dieser Balance: 

„Es war entscheidend, dass wir uns auf die Ablösung des Altsystems konzentrierten, ohne unnötige Extras hinzuzufügen. Die Kernprozesse mussten laufen und das Unternehmen arbeitsfähig sein. Diese Fokussierung hat das Team der Wortmann Fashion Retail sehr gut umgesetzt.“

Integration des zentralen Ordermanagementsystems

Eine wichtige Anpassung, die vom Standard abwich, war die Schnittstelle zum zentralen Ordermanagementsystem. Dieses System bündelt alle Online-Bestellungen, unabhängig davon, ob sie aus eigenen Webshops oder von Plattformen wie Amazon und Zalando stammen. Dank der Anbindung an Microsoft Dynamics 365 laufen diese Prozesse jetzt schneller und genauer ab, was zu einem besseren Gleichklang der Daten führt.

Erhöhung der internen Kompetenz und Flexibilität

Ein wesentlicher Vorteil der neuen Lösung ist die Fähigkeit, auf individuelle Anforderungen einzugehen und Änderungen selbst vorzunehmen. Wortmann hat nun einen Softwareentwickler, der von BE-terna geschult wurde. Durch diese interne Kompetenz kann das Unternehmen flexibler auf Anforderungen reagieren und Probleme in der Software schnell lösen. In Zukunft soll dieser Bereich weiter ausgebaut, um die Flexibilität noch zu erhöhen.

Verbesserte Benutzerakzeptanz

Durch die Einführung der neuen Softwarelösung von BE-terna hat sich die Benutzerakzeptanz und die Anzahl der aktiven Anwender deutlich erhöht. Die moderne Benutzeroberfläche, kombiniert mit der Integration zusätzlicher Prozesse in die Software, hat dazu geführt, dass viele Mitarbeitende nun mit BE-Fashion arbeiten, während sie zuvor auf parallele Lösungen wie Excel ausgewichen sind.

Optimierter Workflow im Rechnungswesen

Früher wurden Rechnungsdaten oft über Nebenlösungen und andere Systeme erfasst, was zu einer geringeren Transparenz und potenziellen Fehlerquellen führte. Heute laufen alle Rechnungen – unabhängig davon, ob sie über EDI, PDF oder andere Formate kommen – durch das zentrale System und werden über eine Schnittstelle an das Finanzbuchhaltungssystem übertragen. Dies führt zu einem verbesserten und genaueren Workflow bei der Rechnungsprüfung.

Verbesserte Performance im Kassensystem

Ein weiterer wichtiger Aspekt der ERP-Umstellung bei der Wortmann Fashion Retail war die Einführung des BE-terna Point of Sale (POS) Kassensystems in ihren Filialen. Aktuell sind 32 Filialen mit insgesamt 43 Kassensystemen ausgestattet. Patrick Weigang erklärt:

„Wir hatten früher große Performance-Probleme. Vorgänge wie das Scannen eines Artikels konnten in Extremfällen bis zu einer halben Minute dauern, was an einem vollen Samstag im Laden untragbar ist. Dank der neuen Lösung haben wir diese Performance-Probleme behoben und die Abläufe deutlich beschleunigt."

Zukunftssichere Erweiterungen und Anpassungen

Die Einführung des neuen ERP-Systems schafft die Basis für zukünftige Anpassungen und Erweiterungen. Wortmann plant beispielsweise, den Nachorder-Prozess weiter zu optimieren. Bisher erfolgt die Nachbestellung von Artikeln manuell auf Grundlage von Abverkaufszahlen und Bestandsauswertungen. In Zukunft soll ein automatisiertes System auf Basis von definierten Reichweiten und Abverkaufskurven Nachbestellungen auslösen. Auch die Integration von Lieferanten-Lagerbeständen in Echtzeit soll den Nachorder-Prozess weiter verbessern. Insbesondere im NOS (Never out of stock) soll die Nachbestellungen in Zukunft automatisiert erfolgen. Diese Projekte zeigen, wie Wortmann durch die neue ERP-Lösung flexibel auf Marktanforderungen reagieren und Prozesse effizienter gestalten kann.

Strategischer Schritt für langfristigen Erfolg

Die Entscheidung der Wortmann Fashion Retail GmbH & Co. KG für die BE-terna Lösung war ein strategischer Schritt, der sich als äußerst erfolgreich erwiesen hat. Die neue IT-Lösung ermöglicht es dem Unternehmen, flexibel auf Marktanforderungen zu reagieren und sich zukunftsorientiert aufzustellen. Die Zusammenarbeit mit BE-terna, geprägt durch Professionalität und Branchenkenntnis, und die engagierte Mitarbeit des gesamten WFR-Teams waren wesentliche Faktoren für den Projekterfolg. Die Wortmann Fashion Retail ist nun bestens gerüstet, um ihre Geschäftsprozesse effizient zu gestalten und weiterhin erfolgreich im Retail-Markt zu agieren.