OLYMP Bezner KG: ERP-Landschaft nach Maß mit BE-terna Fashion

Qualität und Wertigkeit, Trendbewusstsein und Innovationsfreude sind die Markenzeichen des Fashion-Labels OLYMP. Bereits seit 1951 steht das heute in dritter Generation geführte Familienunternehmen für höchste Qualität bei Materialien und Verarbeitung, hervorragende Trage- und Pflegevorteile, ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis, eine überzeugende modische Aussage und verantwortungsvolles Handeln bei Hemden, Strick- und Wirkwaren sowie Accessoires. Rund 900 Menschen arbeiten am Hauptsitz in Bietigheim-Bissingen sowie an zahlreichen Standorten in Europa.

Olymp-Hauptsitz in Bietigheim-Bissingen

Qualität und Individualität gehen immer Hand in Hand. Das gilt nicht nur für die Produkte des Fashion-Labels, sondern auch für seine internen Prozesse und unterstützenden IT-Systeme, insbesondere das ERP-System. „Selbst bestimmen zu können, wie wir unsere Prozesse gestalten und Systeme weiterentwickeln, ist ein Kernbestandteil unserer Unternehmensphilosophie. So bleiben wir unabhängig und flexibel“, betont Angela Bundschu, Head of Organisation and Project Management bei OLYMP. „Genau diese Unabhängigkeit und Flexibilität wollten wir auch beim Umstieg auf eine neue ERP-Generation erhalten.“

Aus der Mode gekommener Maßanzug

Bereits seit 25 Jahren hatte OLYMP ein eigenentwickeltes ERP-System im Einsatz. Diese deckte zwar die OLYMP-spezifischen Geschäftsprozesse auf funktionaler Ebene perfekt ab. Doch auf der Ebene der zugrundeliegenden Technologie und Architektur war die Lösung in die Jahre gekommen. Für modernere Anwendungsszenarien wie Browser-basierte Benutzeroberflächen oder Zugriff von außen für Geschäftspartner bot sie keine Unterstützung.

OLYMP fasste daher den Entschluss, zur Modernisierung seiner ERP-Landschaft auf ein neues, zeitgemäßes System zu setzen. Ein Vorhaben, das aufgrund der Komplexität der Prozesse ganz besondere Anforderungen stellte. So verengte sich die Auswahl möglicher ERP-Hersteller sehr schnell auf wenige Anbieter. Einer von ihnen: BE-terna. Dessen ERP-System BE-terna Fashion wartet bereits im Standard mit umfangreichen branchenspezifischen Funktionen auf. Darüber hinaus überzeugte die hohe Kompetenz des Unternehmens mit ausgezeichneten Branchenreferenzen. Die Wahl fiel auf die BE-terna-Lösung.

Modernisierung des Supply Chain Management

Alle der zu fertigenden Artikel werden bei OLYMP in dessen PLM-System designt und bis zur Produktionsreife entwickelt. Für 70 bis 80 Prozent der Materialien organisiert OLYMP die Beschaffung selbst. Die Produzenten an mehreren Standorten vor allem in Ost- und Südostasien werden beliefert oder erwerben sie im Namen von OLYMP und werden für die fertigen Produkte entlohnt. Herzstück dabei sind detaillierte Stücklisten bis auf Farb- und Größenbandbreitenebene pro Produktionsauftrag und Hersteller. Die Artikelstücklisten hierfür kommen aus dem PLM-System und gehen über eine Schnittstelle in das ERP-System ein.

Damit der Fertigungsprozess reibungslos abläuft, ist die Kontrolle der Materialbeschaffung entscheidend. Sie stellt die Produktionsaufträge den Materialverfügbarkeiten gegenüber: Ist das Material in der vorgesehenen Menge rechtzeitig bei den Produzenten vorhanden? Falls nicht, müssen eventuell Lieferungen disponiert oder umdisponiert werden. Im neuen ERP-System sind diese Aufgaben nun bis zu gewissen Schwellenwerten automatisiert. Werden letztere überschritten, unterbreitet die Funktion dem zuständigen Personal Vorschläge, wie sich Material und Produktion wieder ins Lot bringen lassen. Ein gewichtiger Qualitäts- und Effizienzvorteil.

Die automatisierte Materialkontrolle gleicht Materialverfügbarkeit mit Produktionsaufträgen ab und schlägt Lösungen bei Engpässen vor.

Optimale Flexibilität dank Produktionsauftragskontrolle

Zwischen der Einplanung der Aufträge beim Hersteller und der tatsächlichen Fertigung können durchaus mehrere Monate liegen – eine Zeit, in der sich die Aufteilung der Produktionsmenge nach Größe gegenüber der ursprünglich geplanten zum Beispiel aufgrund variierender Kundenvorbestellungen ändern kann. OLYMP gibt daher die Größeneinteilung der Produktionsaufträge erst kurz vor Herstellungsbeginn frei, um nicht am tatsächlichen Bedarf vorbei zu fertigen.

Um diesen Prozess so effizient wie möglich zu gestalten, kommt die Produktionsauftragskontrolle zum Tragen. Sie sorgt für den automatischen Abgleich zwischen Verkaufs- und Produktionsaufträgen in Menge und Termin und visualisiert Abweichungen differenziert für die Mitarbeiter.  Dadurch können diese die Diskrepanz zwischen Bedarf und dessen Deckung effizient beseitigen.

Konfektion nach Maß

Auch in den Bereichen Auftragserfassung, Vertrieb und Logistik kam es durch den Umstieg auf BE-terna Fashion zu umfassenden Prozessverbesserungen. Die Auftragserfassung wird granular unterstützt inklusive einer abgestuften Verfügbarkeitsprüfung. Wird ein Verkaufsauftrag angelegt, ermittelt das System den Deckungsgrad zum Kundenwunschtermin über Beschaffungsaufträge und Lagerbestände.

Im Anschluss überwacht eine IT-Funktion in definierten Zeitfenstern vor der Auslieferung, ob die Ware am Lager verfügbar ist? Wenn nicht, treffen die Beschaffungsaufträge rechtzeitig ein, um den nicht vorrätigen Teil der Kundenbestellung wie gewünscht liefern zu können?

Dazu ermittelt die Funktion alle relevanten Daten und verschiebt Liefertermine zwischen Verkaufsaufträgen und Kunden im Rahmen der mit Großhandelsabnehmern vereinbarten Zeitfenster. Sollten Stornierungen aufgrund von Lieferschwierigkeiten unvermeidlich werden, hilft das neue System, den Schaden für die Kunden zu begrenzen. Anstatt einem Käufer die gesamte Lieferung der bestellten Hemden zum Beispiel in der Größe 42 zu streichen, sorgt es dafür, dass die nicht lieferbare Menge nach einem Regelwerk auf mehrere Verkaufsaufträge verteilt wird, so dass jeder Käufer wenigstens einen Teil der bestellten Ware erhält.

Vorteil Integrationsfähigkeit

Ob LVS, PLM oder der Software zur Qualitätsprüfung: Für effiziente Prozesse in der Praxis gilt es für BE-terna Fashion, sich mit verschiedensten externen Lösungen optimal zu integrieren.  Dies gilt ebenso für die externe Auftragserfassung für den Außendienst, E-Commerce oder Online-Marktplätze: Die Grundlage hierfür schafft die so genannte API-Schnittstelle. Sie ermöglicht unter anderem, Daten zu Artikeln, Kunden, Verkaufsaufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen effizient auszutauschen – ohne, dass für jeden Vertriebskanal die Entwicklung und Pflege einer eigenen Schnittstelle erforderlich wäre.

„Dass wir beim Umstieg auf BE-terna Fashion diese Durchgängigkeit und Individualität nicht nur erhalten, sondern die Prozesse vielfach noch effizienter machen konnten, zeigt die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen OLYMP und BE-terna“, resümiert Angela Bundschu. „Gemeinsam haben wir unser zentrales Ziel erreicht: ein ebenso passgenaues ERP-System wie früher, das uns jedoch mit moderner Architektur und Technologie effektiv hilft, unseren geschäftlichen Erfolg auch für die Zukunft zu sichern.“

BE-terna und OLYMP – eine starke Partnerschaft

"Der Erfolg unserer Kunden steht für uns immer an erster Stelle und mit OLYMP sind wir schon seit Jahren partnerschaftlich eng verbunden. Wir sind daher froh, dass wir mit diesem Projekt einen weiteren Beitrag für den künftigen Erfolg des Unternehmens leisten konnten."