U četiri koraka do automatizovanog izveštavanja uz Power Platform

Power Platform – Automatizacija bez angažovanja dodatnih snaga!

Danas nije upitno da je informacija moć, ali i da ostvarivanje takve moći zahteva obradu velike količine podataka. Bilo da unosimo nove fakture, proveravamo proknjižene uplate, ažuriramo kontakt liste, analiziramo procese – suočavamo se sa velikom količinom podataka! Od naše sposobnosti da iz tih podataka izvučemo adekvatne zaključke zavisi kvalitet naših odluka. Na prvi pogled za takve poduhvate potreban je visokokvalifikovani kadar koji poseduje adekvatna tehnička znanja i koji je, po definiciji, deficitaran. Međutim, takav prvi pogled odaje pogrešan utisak!

Kao zlatno pravilo prezentovanja često se kaže da čovek treba da govori tako da ga razume svako, a ne samo informisani slušalac. Pomenuto pravilo danas postaje standard i među poslovnim aplikacijama, pa su low-code i no-code poslovna rešenja izbor velikog broja kompanija. Ideja je da svaki zaposleni može da prilagodi softvere svojim potrebama lako, a da pri tome ne mora da traži pomoć često okupiranih programera. Takvo svojstvo znatno povećava nivo usvajanja softvera od strane zaposlenih, pa je na taj način jedna farmaceutska kuća povećala broj korisnika aplikacije sa 8 na 1 400 usvajanjem low-code verzije. Prema istraživanju konsultantske kuće McKinsey kompanije koje promovišu ideju da svako može da bude programer (eng. citizen developers) ostvaruju 33% bolji rezultat na polju inovacija. Power Platform je namenjen svima, od radnika koji su u svakodnevnoj interakciji sa klijentima preko linijskih menadžera pa do generalnog direktora. Svaki radnik može da automatizuje manuelne i repetativne zadatke i oslobodi svoje vreme za aktivnosti koje će omogućiti rast i kompaniji, ali i zaposlenom.

Četiri Power Platform alatke koje će svakog učiniti programerom

Bez obzira da li želite da kreirate aplikacije koje rešavaju vaše poslovne izazove, automatizujete repetativne zadatke i oslobodite vreme svojih zaposlenih, da vizualizujete svoje podatke i dolazite do boljih zaključaka ili kreirate pametne četbotove, to možete da učinite lako i uz malo, pa čak, ni malo kodiranja u okviru Power Platform ekosistema. Četiri komponente pomenutog ekosistema su:

• Power Apps – bilo da vam je potrebna web aplikacija ili aplikacija za mobilni telefon, u par linija kȏda možete kreirati poslovno rešenje koje će biti kompatibilno sa različitim uređajima u okruženju za ubrzani razvoj aplikacija.
• Power Automate – omogućava korisnicima kreiranje automatizovanih procesa, ali i spajanje različitih procesa čak i kroz različite aplikacije kako bi se poslovni zadaci obavljaju glatko bez manuelnih i repetitivnih zadataka za zaposlene.
• Power BI (Business Intelligence) – je servis za poslovnu analitiku i vizualizaciju podataka koji će olakšati donošenje poslovnih odluka.
• Power Virtual Agents – na intuitivnom grafičkom prikazu možete kreirati pametne četbotove čak i bez prisustva programera.

Sve četiri komponenete su međusobno povezene, pa se komunikacija između njih odvija bez prepreka. Kako bi rad u ovakvom sistemu bio lakši, a mogućnosti još raznovrsnije, integrisane su i dodatne funkcionalnosti:

• AI Builder – sadrži ugrađene AI modele za optimizaciju procesa koje možete odmah primeniti u svom poslovanju, ali i mogućnost da kreirate kastomizovane modele koji će biti potpuno prilagođeni vašem procesu. Pri tome, AI Builder obezbeđuje takozvano »point & click« iskustvo što znači da ćete vaše AI poduhvate moći da realizujete bez muke
• Microsoft Dataverse - skalabilan servis za bezbedno skladištenje podataka u cloud-u. Microsoft Dataverse sadrži konektore kojih trenutno ima preko 450. Primeri popularnih konektora su Office 365, Dropbox, Twitter, Google servisi, RSS, GitHub, JIRA, MailChimp, i mnogi drugi:

Slika 1. Konektori u okviru rešenja Dataverse

Studija slučaja: Neka izveštaji sami „dolete“ do vašeg inboksa

Posmatraćemo primer jedne distributivne kompanije koja koristi Microsoft Business Central kao svoje ERP rešenje.

Prodajno odeljenje je donelo odluku da na svakoj prodajnoj ponudi bude unet i datum važenja ponude. Referent prodaje sada pored osnovnih informacija vezanih za ponudu, unosi i datum do kada određena ponuda važi. Sa druge strane, menadžer prodaje želi da realizuje svaku prodajnu ponudu, i interesuje se da li određene nerealizovane ponude uskoro ističu.

Cilj nam je da menadžer prodaje, svako jutro, dobije obrađene podatke na imejl u tabelarnom formatu, sa relevantnim informacijama, u sledećem obliku:

Slika 2. Traženi format izveštaja

Status Quo: Svakodnevni copy-paste po različitim Excel tabelama

Generisanje ovakvog izveštaja zahteva od referenta prodaje da svakog dana ponovi iste korake. Kako bi saznao koje prodajne ponude uskoro zastarevaju, referent svakodnevno proverava datum isteka prodajnih ponuda i kreira izveštaj o onim dokumentima koji ističu u narednih pet dana. Sve te informacije referent unosi u Excel i šalje menadžeru prodaje kako bi menadžer mogao da kontaktira zainteresovane klijente i proveri da li žele da realizuju trenutnu ponudu.

Slika 3. Izveštavanje iz ugla referenta bez automatizacije

Ovaj proces bi zahtevao svakodnevan utrošak vremena korisnika u prikupljanju i obradi podataka, a upotrebom Power Platforme, i u ovom slučaju Power Automate, svi ti ručni koraci bi bili automatizovani. Dakle, umesto ručnog spajanja različitih Excel tabela, jednom bi se postavila automatizacija, a izveštaj bi svakodnevno, bez asistencije zaposlenih, stizao do „inboksa“ menadžera. Četiri su gradivna elementa takvog našeg novog rešenja:

1. Business Central – centralizovano mesto koje sadrži sve informacije o našim poslovnim procesima, početna baza koja će nam olakšati zadatak.
   
2. Dataverse – sadrži “out of the box” API konektore uz pomoć kojih će podaci iz Business Centrala biti prebačeni u cloud bazu podataka radi lakše obrade.
3. Power Automate – u kome ćemo kreirati tok kojim će obrađivati prikupljene informacije i generisati zahtevani izveštaj.
4. Outlook – kako bi se generisani izveštaji automatski prosleđivali menadžeru.

Slika 4. Komponente koje se koriste u automatizaciji procesa

Proces 1: Unos podataka u ERP 

Tokom unosa prodajne ponude, korisnik unosi i podatak o datumu važenja ponude.

Slika 5. Kartica prodajne ponude sa podatkom o datumu isteka ponude

Proces 2: Prenos podataka u cloud uz Microsoft Dataverse

Podatke o prodajnim ponudama ćemo iz Business Centrala preneti u Microsoft Dataverse koristeći besplatnu AppSource aplikaciju Microsoft Dynamics 365 Business Central Virtual Tables za Power Platform.

Slika 6. Dataverse tabela u kojoj će biti preneti podaci o prodajnim ponudama.

Podaci mogu biti prikupljeni upotrebom dostupnih konektora, a u slučaju da trenutno ne postoji konektor koji povezuje izvor podataka sa Power Platformom moguće je kreirati sopstveni konektor upotrebom AzureService, OpenAPI, Postman, Github API ili kreiranjem API konektora od nule.

Proces 3: Automatizacija uz Power Automate

Kreiraćemo Power Automate Flow koji će biti podešen da se izvršava jednom dnevno:

Slika 7. Vrsta Power Automate Flowa (vremenski zakazan proces)

Sam Flow će biti sastavljen iz nekoliko koraka, a njegov izgled prikazan je na narednoj slici:

Slika 8. Power Flow koraci za potrebe automatizacije obrade prodajni ponuda

Nakon što okidač pokrene Power Automate Flow jednom dnevno, na samom početku će se inicijalizovati tri parametra:

1. Zaglavlje imejl poruke u HTML formatu
2. Parametar koji će nam reći da li su ispunjeni uslovi za slanje imejl poruke (da li postoji minimum jedna prodajna ponuda kojoj ističe rok)
3. Parametar koji će biti popunjen sa datumom isteka svake prodajne ponude

Zatim ćemo koristiti Dataverse Premium konektor koji će prikupiti sve prodajne ponude iz Business Centrala i te podatke učiniti dostupnim za Power Automate Flow i dalju obradu.

Naredni korak je prolazak kroz svaku prodajnu ponudu i provera da li je datum do kog ponuda važi u narednih pet dana. Ako je odgovor potvrdan, tu ponudu ćemo upisati u novi red tabele koju šaljemo kroz imejl. Izgled tih koraka možete videti na slici ispod:

Slika 9. Power Flow koraci za obradu i dodavanje ponuda u telo imejla

Ovi koraci će svaku ponudu koja ispunjava uslove dodati kao novi red u HTML tabeli:

Slika 10. Struktura HTML tabele koja će se slati na imejl

Kada završimo obradu svih prodajnih faktura, ako minimum jedna zadovoljava zadati uslov, proces će preći na sledeći korak i sadržaj tabele biće poslat menadžeru prodaje na imejl. Za ovaj korak koristimo Outlook konektor koji nam omogućava da unesemo imejl adresu primaoca, naslov imejla kao i telo poruke za koju ćemo iskoristiti parametar koji smo popunili tokom prethodnih koraka:
Slika 11. Završni koraci Power Flowa kojim će se osigurati slanje informacija na imejl

Proces 4: Slanje izveštaja menadžeru

Menadžer prodaje će tako svako jutro, na svom imejlu, dobijati informaciju o prodajnim ponudama koje uskoro ističu. Primer imejla prikazan je na slici ispod.

Slika 12. Imejl poruka poslata menadžeru prodaje

Na osnovu tih informacija, menadžer prodaje može da se fokusira na listu klijenata koje treba da kontaktira. U tabeli se nalaze podaci o Business Central broju dokumenta, eksternom broju dokumenta, broju i nazivu kupca kao i kupčevim kontakt podaci.
Power Platforma nam omogućava nadzor i upravljanje svim relevantnim informacijama vezanim za Flow, kao što su, na primer: opis procesa, datum kreiranja, koji se konektori koriste za njegov neometani rad, informacije o prethodnim izvršavanjima Flowa, sa pregledom podataka pri svakom izvršavanju:

Slika 13. Administrativni panel Power Automate Flowa

Uz pomoć automatizacije je kompanija iz ovog primera ostvarila uštedu vremena, ali i smanjenje mogućnosti greške. Međutim, ovo je samo jedan od primera kako Power Platform može da olakša i automatizuje dnevne aktivnosti zaposlenih i oslobodi njihovo vreme za poslove koji zaista prave razlika u poslovnim rezultatima.