Salvia: Unapređeno poslovanje i smanjen broj grešaka

Ulog u buduće poslovanje

Pre ovog projekta, Salvia je koristila lokalno poslovno rešenje skrojeno posebno za kompaniju. Postojeće poslovno rešenje je funkcionisalo, ali nije moglo da prati rastuće potrebe kompanije. Kompaniji je bilo potrebno održivo, transparentno, stabilno i globalno poslovno rešenje koje bi dugoročno odgovaralo njenim poslovnim potrebama.

Nakon detaljne analize dostupnih rešenja na tržištu, Salvia se odlučila za Microsoft Dynamics 365 Business Central i BE-ternu kao partnera u implementaciji pomenutog rešenja zahvaljujući svom priznatom iskustvu na tržištu Adriatic regije. BE-terna je implementirala standardno Business Central poslovno rešenje sa modulima za upravljanje finansijama, prodajom, nabavkom i skladištem sa posebnim prilagođavanjem ruta i tovarnih listova. 

Salvia se opredelila za cloud verziju rešenja Business Central, jer je procenila da je bezbednije čuvati podatke na cloud serveru koji održava svetski poznata kompanija Microsoft, u poređenju sa lokalnim održavanjem podataka na lokalnim serverima. Ovaj izbor je bio i logičan, jer se većina današnje napredne tehnologije i tehnologije budućnosti pravi u oblaku, ali i zbog činjenice da je dosta podataka kompanije koji se svakodnevno koriste i razmenjuju preko Office 365 alata već pohranjeno u oblak u svakom slučaju.

Reorganizacija skladišta i automatizacija poslovanja

Salvia distribuira proizvode na hrvatskom tržištu. Zbog geografskog specifičnog položaja Hrvatske, određene logističke operacije su prilično izazovne. Udaljenost između dve najudaljenije tačke u Hrvatskoj je preko 1500 km, a hrvatska obala je jedna od najrazuđenijihna svetu sa preko 718 ostrva. S obzirom na malu populaciju (3,9 miliona stanovnika) i velike udaljenosti, efikasna distribucija proizvoda može biti prilično izazovna. Takođe, visokokvalitetni proizvodi koje prodaje Salvia namenjeni su određenim grupama na tržištu čija lokacija nije ni detaljno određena ni stalna, a proizvodi su kvarljivi i zahtevaju skladištenje u posebnim uslovima. Upravo zbog navedenih izazova, Salvia je morala da izabere poslovno rešenje koje će joj pomoći da ojača radi što efikasnijeg poslovanja.

Sve proizvode Salvia distribuira iz skladišta koje se nalazi u Zagrebu. Tokom projekta implementacije Dynamics 365 Business Central rešenja, Salvia je imala priliku da reorganizuje celokupno skladište, kako bi rasporedila proizvode za što efikasniji utovar. Da bi to postigla, Salvia je odlučila da dodatno postavi mobilno rešenje Tasklet Factory WMS, koje se efikasno i jednostavno postavlja i povezuje sa rešenjem Business Central. Nakon implementacije navedenih rešenja, većina papirnih dokumenata zamenjena je čitačima bar kodova, koji otklanjaju greške i ubrzavaju procese.

Budući da pojedini proizvodi koje Salvia distribuira na tržištima Hrvatske i Slovenije ne dolaze u skladište sa deklaracijama proizvoda na lokalnom jeziku, prema zakonskoj obavezi, kao lokalni distributer, Salvia je prinuđena da se pobrine da ih proizvodi imaju pre isporuke. Ovo je važan, ali veoma ponavljajući zadatak koji Salvia sada može da obavlja direktno iz Business Central-a. Štampanjem deklaracija prema nalozima za utovar u tačnim količinama i samo za proizvode za koje je to neophodno, ceo proces se pojednostavljuje uz razmišljanje o optimalnoj upotrebi papira.

Salvia snabdeva vodeće lokalne i regionalne maloprodajne lance, hotele, restorane, drogerije, apoteke i benzinske pumpe u Hrvatskoj. To znači da godišnje izda oko 100.000 faktura. Salvia je ovim projektom takođe želela da smanji količinu papira koji treba da se odštampa i pošalje na tradicionalan način prilikom obrade i isporuke porudžbina. Rešenje za pomenuti problem kompanija je pronašla u dodatnoj integraciji Anveo EDI Connect rešenja za prodaju i nabavku u Business Central-u. Na primer, sada kada stigne porudžbina, zahvaljujući međusobnoj saradnji pomenutih rešenja, automatski se kreiraju prodajni nalozi sa specifičnim cenama za pojedinačnog kupca. Iste porudžbine istovremeno obrađuje skladište koje priprema porudžbinu za isporuku, a sistem automatski isporučuje račun klijentu nakon isporuke. Više nije potrebno prvo obraditi svaku narudžbu jer se ona obavlja automatski. S obzirom na to da Salvia dnevno prima nekoliko stotina ovakvih porudžbina, kompanija je želela da što više izbegne situacije u kojima određeni zaposleni nešto treba da proveri ili odobri. Ako nema greške u sistemu, onda se sve dešava automatski i glatko. Ako nedostaje cena ili određeni podatak, onda nalog čeka da zaposleni preuzme i unese potrebne podatke. Salvia takođe sada ima standardizovanu platformu koja joj omogućava da postavi nove dobavljače ili kupce uz jednostavnu pomoć svog internog IT tima.

Povezano poslovanje i detaljnije poslovne analize

Salvia poseduje i renomiranu prodavnicu delikatesnih prehrambenih proizvoda u Hrvatskoj. Prepoznatu kao izvor kvalitetnih i jedinstvenih proizvoda, radnju „Bonkulović“ često posećuju gurmani iz Zagreba i okoline. Tokom ovog projekta, Salvia je odlučila da integriše ovaj deo poslovanja sa svojom osnovnom delatnošću distribucije i maloprodaje, i sada su svi računovodstveni i maloprodajni podaci na istom mestu, što Salvii omogućava da sagleda stvarno stanje u magacinu.

Tokom ovog projekta implementiran je i Microsoft Power BI, koji je povezan sa prodajom i zalihama u cilju što bolje analize artikala, prodaje, kupaca, dobavljača i sl. Sa podacima o zalihama preuzetim iz rešenja Business Central, Salvia može analizirati zalihe pojedinačnih artikala i njihovu lokaciju u skladištu. Power BI sada omogućava Salviji da kreira izveštaje o nabavkama na osnovu podataka o prodaji i zalihama, i analizira prodaju tokom različitih perioda, što omogućava bolje donošenje odluka u prodaji i nabavci. Uz povezanost rešenja Business Central i Power BI, Salvia može da izvrši detaljne analize troškova i marži koristeći različite parametre. Povrh svega, Salvia je odlučila da implementira BE-ternine aplikacije za ljudske resurse i obračun plata, kako bi zaista povezala celokupno poslovanje u jedinstvenu platformu koja omogućava kompaniji bolju saradnju i efikasnije poslovanje.

Unapređeno poslovanje i smanjen broj grešaka

Novo ERP rešenje, Business Central, sa malim poboljšanjima i dodatnim aplikacijama, je transparentno. Omogućava korisnicima da pronađu ključne podatke koji su im potrebni za određeni period ili poslovnu oblast u samo nekoliko klikova. Svaki put kada korisnik otvori Business Central aplikaciju, može da pronađe pregled svih najvažnijih podataka na kontrolnoj tabli. Na ovaj način se postižu velike uštede vremena tokom rada. U bilo kom trenutku, menadžeri mogu da provere status svih isporuka ili pregledaju isporuke po određenom danu, nedelji ili mesecu.

Na kraju krajeva, sve poslovne operacije teku glatko. Rad u skladištu je brži nego ikada ranije i Salvia se može pripremiti za nepredviđene situacije. Na primer, tokom globalne pandemije izazvane virusom COVID-19, polovina radnika u magacinu se razbolela, a Salvia je, zahvaljujući novoj organizaciji procesa, uspela da reši sve zakazane porudžbine.

Ovaj projekat i novo poslovno rešenje Business Central, omogućili su i bolju organizaciju odeljenja nabavke i prodaje. Manje je situacija u kojima se dešavaju greške jer zaposleni imaju manje mogućnosti za pogrešnu interpretaciju načina kako bi trebalo obaviti posao. Na primer, računovođe imaju šablone za svaku vrstu troškova i ne moraju da biraju broj računa prilikom knjiženja. Sada zaposleni koji knjiži ulaznu fakturu bira šablon za red kupovine koji se ponavlja, što značajno smanjuje broj grešaka pri unosu podataka. Svi zaposleni koji su bili skeptični prema promeni i novom poslovnom rešenju, sada su zadovoljni i bezbrižni jer im novo poslovno rešenje omogućava da bolje rade svoj posao.

"Proces implementacije novog ERP rešenja transformisao je našu kompaniju, jer nam je omogućio da povežemo i optimizujemo sve oblasti našeg poslovanja. Implementacija je eliminisala korišćenje eksternih izvora podataka, a sistem sada obezbeđuje potpunu transparentnost procesa u celoj organizaciji. Ovo nas je učinilo bržim i preciznijim u svakodnevnom radu.

Za samo tri meseca od završetka projekta, uočili smo značajna poboljšanja u brzini i tačnosti tokom obrade narudžbine i u poslovanju skladišta. Vreme potrebno za pripremu istih pošiljki je skoro prepolovljeno, a učestalost grešaka smanjena je za 95%.

Najbolja stvar kod rešenja Business Central je to što je izmamilo osmehe na lica naših zaposlenih kada su shvatili da su mnoge stvari koje su nekada bile stresne i dugotrajne sada prošlost.“ 

Mirko Bašić, direktor, Salvia

Planovi za budućnost i direktorova uključenost u projekat

Projekat implementacije ERP rešenja jedan je od najkompleksnijih projekata sa kojima se suočavaju kompanije. Prvi korak koji je ključan za uspeh projekta je usvajanje načina razmišljanja da će promena doneti poboljšanja. Drugi ključni korak je izbor pravog partnera u implementaciji poslovnog rešenja.

„BE-ternin tim i stručnjaci za Microsoft Dynamics 365 Business Central pomogli su nam da pregledamo sve poslovne procese. Sveobuhvatno znanje konsultanata i njihova spremnost da detaljnije prouče specifičnosti našeg poslovanja omogućili su nam da ispunimo cilj koji smo sebi postavili, što je bio prelazak na ERP rešenje u oblaku uz razmišljanje o tome da se prilagođavanja svedu na minimum." 

Mirko Bašić, direktor, Salvia

I na kraju, treći važan korak u uspešnoj implementaciji ERP rešenja je da izvršni direktor ili generalni direktor kompanije aktivno učestvuje u projektu implementacije. Ovaj projekat dokazuje da je to bio jedan od glavnih razloga koji je obezbedio da novo poslovno rešenje donese velike koristi kompaniji. Nakon što je novo rešenje zaživelo u Salviji, njen direktor je i dalje glavni promoter ovog rešenja i osoba koja se najbolje razume u sve preporuke i trikove u sistemu. Aktivno učešće direktora u projektu implementacije pomaže mu da ima potpuni pregled i razumevanje kako je određeno poslovno rešenje postavljeno i šta ono može da uradi danas ili u budućnosti, uz dodatna proširenja.

Jedan od narednih koraka kompanije biće prelazak na evro, koji će od 1. januara 2023. godine postati zvanična valuta u Hrvatskoj. Prelazak na novu zvaničnu valutu predstavlja izazov za skoro svaki ERP sistem, jer skoro svaki modul sadrži podatke o iznosima (glavna knjiga, zalihe, platni spisak itd.). Zbog toga BE-terna priprema poseban alat koji će Salviji i drugim klijentima omogućiti automatizaciju ovog procesa i značajno smanjiti mogućnost grešaka pri promeni valute u sistemu. U budućnosti, Salvia planira da proširi postojeće rešenje Dynamics 365 Business Central uz pomoć odgovarajućih aplikacija dostupnih na Microsoft App Source-u. Kompanija takođe planira da u budućnosti pokrene veb-prodavnicu i poveže je sa postojećim Business Central rešenjem.