Kako roboti pomažu HR odeljenju da stavi ljude u fokus

Kako bismo bili u mogućnosti da to postignemo, u kompaniji BE-terna smo odlučili da otvorimo nove horizonte kroz automatizaciju poslovnih procesa (eng. RPA - Robotic Process Automation).

RPA preuzima zadatke koji su repetativni čime se oslobađa vreme zaposlenih i daje im se mogućnost da se fokusiraju na više strateške aktivnosti i aktivnosti kojima se dodaje vrednost. Roboti će popunjavati dokumenta, čitati i slati elektronsku poštu, unositi podatke u druga dokumenta i poslovne aplikacije. Oni će pojednostaviti vaš posao uklanjanjem dosadnih zadataka na vašoj „to-do“ listi i oslobodiće vam vreme za smisleni posao. I tako su roboti postali vaš najbolji prijatelji!

Kao HR stručnjak bila sam srećna što je jedan od prvih internih procesa koji smo automatizovali u kompaniji BE-terna bio onboarding i mentorstvo u sektoru ljudskih resursa. Uz pomoć Dina, našeg konsultanta za RPA-a rešenja, i platforme Power Automate, završili smo projekat za mesec dana. U okviru tih mesec dana imali smo i sastanke i konsultacije o tome kako da unapredimo procese, imali smo vremena i za dokumentaciju i smernice i, na kraju, razvoj na platformi Power Automate.

Šta smo uradili?

Naše RPA putovanje počinje slanjem agende za prvi radni dan našim novim kolegama. Nakon toga, proces je potpuno automatizovan.

Šta robot radi nakon slanja prvog mejla?

• Šalje HR newsletter (prvog dana)
• Šalje onboarding anketu
• Generiše sastanak sa mentorom drugog radnog dana, zatim nakon mesec dana , onda nakon dva meseca i nakon pet i po meseci (sastanak će zakazati u toku radnih dana, jer robot zna kada odmarate :P)
• Poslaće upitnik o mentorstvu nakon šest meseci
• Poslaće imejl menadžeru da evaluira rad novog zaposlenog (sredinom probnog perioda)
• Poslaće imejl menadžeru da evaluira rad novog zaposlenog (na kraju probnog perioda)
• Poslaće imejl čestitku novom zaposlenom nakon uspešnog završetka probnog perioda

Kada razmislite da je sve ovo jednom obavljano ručno i da je neko (HR) morao da izdvoji vreme da proveri da li je procedura izvršena kako treba ili da ponovo ručno pošalje imejl drugog radnog dana, zakaže sastanke, sačeka dan i pošalje novi imejl... Sigurni smo da smo uštedeli mnogo vremena.

Onboarding i mentorstvo nisu jedini procesi koji mogu da se automatizuju. RPA vam može pomoći sa zahtevima za odsustvo, offboarding procesima, pronalaženje kandidata, sa poslovima unosa podataka, zadacima vezanim za zarade... To su samo neki od zadataka pri kojima RPA može da pomogne u HR odeljenju. Dani kada je HR odeljenje bilo administrativno nisu još do kraja odbrojani, ali tu je svetlo na kraju tunela.