Nudimo rezultate. Započnite svoje putovanje digitalne transformacije danas i otkrijte šta je moguće za vaše poslovanje sutra.
Nudimo prilagođena rešenja za vašu industriju. Izaberite svoju industriju i saznajte kako možemo da vam pomognemo da transformišete vaše poslovanje.
11 min read • Jul 04, 2022
U eri koju obeležavaju pojmovi kao što su digitalizacija, automatizacija, implementacija, Cloud, SaaS, pretplata i slično, već je svima sasvim jasno šta svaki od njih znači, pa se nećemo baviti njihovim značenjem, već ćemo deliti konkretna iskustva uvođenja analitike, planiranja i optimizacije sa najvažnijim koracima.
Svaka kompanija priča svoju priču i stoga ne postoji jedinstven recept za uspeh, ali su se iskristalisali koraci koji nam omogućavaju da tranzicija bude uspešna. Prelazak sa statičke analitike, koju imamo direktno sa ERP-a i/ili pripremljene u Excel-u, na dinamičke izveštaje pogodne za self-service izveštavanje. Ovaj proces, kao i svaki drugi, zahteva vreme i resurse, kako novčane, tako i ljudske. Međutim, po svim povratnim informacijama, koristi su dugoročne, i iz našeg iskustva, mnogo veće od početnog ulaganja. Iz ove perspektive, najvažnija stavka u iniciranju uvođenja ili prelaska na izveštavanje korišćenjem savremenih alata, su volja i podrška menadžmenta u sprovođenju promena i implementacije.
Sam proces se može podeliti na tri velike celine koje nadograđuju sistem i međusobno su zavisne, gde svaka ima svoje specifičnosti koje donose benefite, ali i neke izazove unutar svake faze. Prvi korak je uvođenje izveštavanja pomoću alata koji nam omogućavaju da iskoračimo u oblasti izveštavanja i analitike. Drugi korak je uključivanje dodatnih odeljenja / izveštaja / celina u izveštavanje, što se svodi na prihvatanje izabranog alata u okviru većeg skupa zaposlenih i odeljenja. Sa istim ciljem kao u prvom koraku, a to je da obezbede brzo, automatizovano i tačno izveštavanje, kompanije su u mogućnosti da vide podatke na isti način iz različitih perspektiva, odnosno iz jednog izvora (engl. one single source of truth). Treći korak je uključivanje AI/ML algoritama za optimizaciju upotrebljivosti podataka i unapređivanje procesa sa ciljem korišćenja podataka na načine koji nisu nužno vidljivi ljudskom oku.
Prvi i najizazovniji korak je uvođenje alata za izveštavanje i samo izveštavanje. Microsoft Power BI, Qlik Sense i Tableau se već godinama smatraju tržišnim liderima među alatima za izveštavanje, o čemu svedoči njihova pozicija u »Gartner Magic« kvadrantu. Svaki od ovih alata ima svoje specifičnosti i prednosti, a u zavisnosti od tehničkih preduslova, poslovnih procesa i karakteristika kompanije, procenjuje se koji alat najbolje odgovara zahtevima kompanije.
Proces odabira alata zahteva vreme i saradnju između kompanija i implementatora, kako bi se postavila dobra osnova za sve buduće korake i procese koji će biti uključeni u izveštavanje. Identifikacija svih postojećih sistema koji se koriste u poslovanju i koji će služiti kao izvori podataka (ERP, CRM, VMS i DMS...) je neophodna kako bi se integracija postojećih sistema sa sistemom izveštavanja mogla kvalitetno isplanirati i uključiti u kriterijume odabira. Takođe, potrebno je aktivno učešće IT odeljenja, kako bi se donele odluke o tome da li je i kako prihvatljivo korišćenje Cloud servisa i SaaS usluga, koji danas nude neke prednosti u odnosu na tradicionalni način korišćenja vlastitog hardvera za sve potrebne sisteme.
Izbegavanje grešaka, smanjenje vremena potrebnog za izradu izveštaja, mogućnost detaljnije analitike i brže donošenje odluka, zahvaljujući automatizovanoj obradi podataka i većoj dostupnosti podataka, opšte su prihvaćeni ciljevi kojima se kompanije vode prilikom uvođenja analitike u poslovanje. U većini slučajeva, priprema izveštaja zahteva:
Korišćenjem BI alata i uspostavljanjem automatizovanih i objedinjenih izveštaja, navedeni izazovi su eliminisani i obezbeđen je jedan pogled na podatke ili jedna verzija istine. Jedna verzija istine u praksi se pokazala važnom, tako da svi stejkholderi u kompaniji budu upoznati sa podacima na jednak i konzistentan način, bez obzira na potencijalne promene unutar timova ili neke individualne korekcije koje nisu nužno bile opšte prihvaćene i/ili poznate. Uvođenje izveštavanja u njegov osnovni deo uključuje i zahteva potrebu definisanja svih poslovnih pravila i izuzetaka koji se javljaju u poslovanju. Ovaj korak ponekad zahteva malo više vremena i truda s obzirom na to da se često dešava da procesi dozvoljavaju više scenarija koji nisu komplementarni nego što može dovesti do nekonzistentnosti. U ovakvim situacijama potrebna je volja svih uključenih u procese, kako bi se ti procesi, ukoliko je potrebno, doradili ili promenili, a neophodna je i podrška menadžmenta. Kao rezultat, dobijamo procese koji ne zavise od pojedinaca, ali se mogu objediniti i na taj način olakšati prenos znanja među zaposlenima.
Takođe, prva faza uvođenja izveštavanja je važna jer stvara vezu između korisnika i novog sistema i korisnika i implementatora. Čak i u slučajevima kada na samom početku korisnici i implementator „ne govore istim jezikom“, u ovoj fazi se upoznaju i pronalaze svoj jezik koji im postaje zajednički, pružajući na taj način dodatno razumevanje u prenošenju zahteva i želja. Pored toga, ključni korak u ovoj fazi je sticanje poverenja u novi sistem i navikavanje na njegove mogućnosti i upotrebu. Ovaj period je osetljiv jer svaka promena izaziva prirodnu otpornost i potrebno je planirati i ulagati vreme, kako bi sve prednosti na kraju rezultirale poboljšanjima. U ovim trenucima je najizraženija i najpotrebnija sinergija implementatora i zaposlenih kako bi se željeni sistem implementirao na najbolji mogući način.
Proces prate izazovi kojima se zajedničkim radom i angažovanjem treba baviti i na njima aktivno raditi kako ne bi bili prepreka uspešnom završetku projekta. Najizraženiji izazovi su:
Svaki od ovih izazova iz perspektive kratkoročnog uspeha može izgledati kao velika i neisplativa investicija, ali se dugoročno pokazalo da ne postoji prečica i alternativa, već se planovi i procesi moraju uskladiti, menjati i agilno im pristupati, dok se korak uvođenja izveštavanja ne završi, tj. dok se proces izveštavanja nije stabilizovao i korisnici počinju da veruju novom sistemu.
Nakon uvođenja sistema izveštavanja, sledeći koraci mogu uključivati različite pravce. Obično se svode na:
Izmena postojećih izveštaja i novih izveštaja za postojeće korisnike, su koraci koji prirodno proizilaze iz korišćenja sistema i razumevanja svih prednosti koje im je doneo u prvom koraku i nekih poboljšanja koja vam omogućavaju da koristite sistem do njegovog punog potencijala.
Uključivanje korisnika iz novih odeljenja u rad može se identifikovati sa prednostima i izazovima prvog koraka, uz dodatak da je sada u pojedinim delovima kompanije implementirano izveštavanje i iz prve ruke mogu da čuju iskustva svojih kolega. Ono što je specifično za ovaj korak je da su se implementator i korisnici već upoznali i uspostavili vezu i znaju ograničenja i očekivanja. Ovaj korak je generalno znatno kraći od inicijalnog uvođenja izveštavanja.
Najveći iskorak koji se može učiniti u ovom koraku je uključivanje procesa planiranja u alat za izveštavanje. Glavna prednost integracije planiranja u alat za izveštavanje je centralizovana lokacija za planiranje zasnovana na jedinstvenoj pozadini koju imamo u alatu za izveštavanje i koja je automatski povezana sa stvarnim podacima. Pored pružanja svih podataka svim korisnicima planiranja, važno je istaći da današnji alati omogućavaju promenljive i kompleksne bezbednosne politike, kako bi se osiguralo da pojedini korisnik vidi podatke koji su samo njemu potrebni i dostupni.
Uključivanjem planiranja u alat za izveštavanje, takođe možemo napraviti značajan korak napred u automatizovanju planiranja i učitavanja plana u sve neophodne druge sisteme, koji se oslanjaju na navedene vrednosti planiranja, kao što je učitavanje plana u ERP. Ovaj tip integracije obezbeđuje da u svim sistemima uvek budu učitani podaci koji predstavljaju odobrenu i definisanu verziju plana i ne postoji mogućnost da se plan ručno uređuje u pojedinačnoj verziji i da se on ne deli sa svim uključenim kolegama.
Funkcionalnosti planiranja koje su integrisane u alat za izveštavanje omogućavaju nam: bottom-up ili top-down način planiranja, linearnu raspodelu, raspodelu težine ili automatizovanu raspodelu po akciji u prethodnom periodu.
Sam izbor alata koji omogućava planiranje integrisano u analitičko rešenje, zavisi od toga koje su funkcionalnosti samog alata neophodne za preduzeće. Na tržištu postoji više kvalitetnih alata za planiranje kao što su K4Analytics, Write!, emark Analytics, Farseer...
U današnjem nepredvidivom svetu i izazovima koji nas okružuju, možemo reći da više nije pitanje da li ćemo imati izveštavanje, već je pitanje koja će odeljenja i izveštaji prvi započeti proces izveštavanja. Pored toga, alati koji omogućavaju izveštavanje nadograđuju se iz dana u dan i kreiraju nove mogućnosti, a sve u cilju maksimalnog korišćenja podataka generisanih u kompaniji i omogućavanja donošenja odluka koje će naše poslovanje usmeriti ka željenom cilju.
Prijavite se na naš newsletter i budite u toku sa najnovijim informacijama ...
We’re looking forward to showing you our Customer Engagement platform for Banking Industry.Just complete the form below, and let us show you around with a product demo based on your needs.
