Zakaj bi morala podjetja dati več poudarka na zaposlenim prijazno uvajanje novih tehnologij?

Glede na študijo Boston Consulting Group, ki je bila opravljena na več kot 825 globalnih podjetjih, le okoli 30% podjetij uspešno izvede digitalno preobrazbo. Kako lahko to izboljšamo?

1. Pomembno je, da ima podjetje jasno vizijo in strategijo, kaj želi doseči z uvajanjem tehnoloških sprememb ter kateri so ključni poslovni cilji. Za to je ključno, da se vodstvo podjetja poenoti in ima skupno vizijo. Zakaj podjetje potrebuje digitalno preobrazbo?
2. Podjetja navadno ne razmislijo, zakaj potrebujejo nove tehnologije. Kakšne prednosti podjetje pričakuje od digitalizacije oziroma uvajanja novih tehnologij?
3. Pomembno je, da so prioritetne naloge jasne in da se podjetje osredotoči na tiste, ki so ključne. Preveč prioritet lahko povzroči, da podjetje stvari ne izpelje do konca.
4. Načrt uvajanja tehnoloških sprememb mora biti jasen in mora vključevati naslednje informacije; kdo je odgovoren za uvajanje sprememb, časovni okvir ter kakšna bo dodana vrednost spremembe. Pomembno je, da se natančno ovrednoti vložek, ki je potreben, tako iz vidika človeških kot tudi finančnih virov, ter kakšna bo korist za podjetje.
5. Za učinkovito izvajanje je pomembno, da se nadzoruje in spremlja izvajanje sprememb. Vodstvo ima tu ključno vlogo ter je odgovorno, da se nudi pomoč pri izzivih in težavah.
6. Podjetja se ne zavedajo, da glavno oviro ne predstavlja tehnologija pač pa zaposleni. Ključnega pomena je tudi upravljanje sprememb in komuniciranje ter pomoč zaposlenim. Pomembno je, da zaposleni razumejo, kaj so izboljšave, zakaj so pomembne ter da se spodbuja njihovo sodelovanje in vključevanje v proces. Kdo se bo soočal s spremembami, kako se bodo ljudje s tem spoznali? Kako bodo ljudje premagali strah pred spremembo? Ljudje namreč radi delujejo po že ustaljenih tirnicah.

Trenutno se mnogi sprašujejo, ali bo tehnologija v celoti nadomestila njihovo delo in ali so njihovi strahovi upravičeni. Ali je ta zaskrbljenost morda posledica pomanjkanja znanja o tem, kako tehnologijo uporabiti kot orodje za izboljšanje delovnih procesov?

Zaposlenim je potrebno dvigniti zavedanje, da jim bo nova tehnologija v pomoč. Zavedati se je treba, da so novosti lahko zastrašujoče za zaposlene, zato je pomembno, da podjetje prepozna in naslovi ta strah ter zaposlenim ponudi ustrezne informacije in podporo pri prilagajanju na nove spremembe.

Seveda se dvig kulture v podjetju vedno začne na strani vodstva. Če je direktor tisti, ki še vedno vse tiska na papir, ne more pričakovati, da bodo njegovi zaposleni kaj boljši. Vodstvo mora biti vzor, mora spodbujati inovacije, izobraževati zaposlene, zaposlovati ljudi, ki že poznajo te tehnologije, ljudi mentorati, jih spodbuditi preko nagrajevanja.
Tehnologija je le sredstvo, ki nam pomaga pri bolj uspešnem in učinkovitem delu. Ključna težava pa je, da se podjetja pogosto osredotočajo predvsem na tehnologijo, medtem ko premalo pozornosti namenjajo ljudem in procesom, ki bi jih želeli izboljšati. Vendar pa bo tehnologija v prihodnosti nadomestila predvsem rutinska in ponavljajoča dela, kot so na primer računovodske aktivnosti, kjer so pravila knjiženja jasno opredeljena. V takšnih primerih lahko tehnologija bistveno pripomore k izboljšanju učinkovitosti in produktivnosti. Na drugi strani pa so aktivnosti, ki zahtevajo celovito, kompleksno in večplastno razmišljanje, še vedno področje, kjer bo človeški faktor ostal ključen. Tu tehnologija ne more popolnoma nadomestiti človeškega uma in izkušenj. Zato je pomembno, da zaposleni razumejo, kako lahko tehnologija pripomore k izboljšanju delovnih procesov, hkrati pa se zavedajo, da ima človeški faktor še vedno neprecenljivo vrednost pri reševanju kompleksnejših problemov.

Kateri so ključni koraki pri uvajanju ljudem prijaznih sprememb?

Metodologija Johna Kotterja, ki jo mnogi uporabljajo kot biblijo za upravljanje s spremembami, poudarja potrebo po ustvarjanju klime za spremembe, definiranju jasne vizije ter izboru proaktivnih zaposlenih, ki so gonilna sila pri uvedbi sprememb. 

1. Podjetje mora na začetku ustvariti klimo za spremembo, z drugimi besedami, zaposleni se morajo zavedati, da je sprememba potrebna.
2. Za uvajanje sprememb mora imeti podjetje ekipo proaktivnih zaposlenih iz različnih nivojev in ekip, ki verjamejo in razumejo, zakaj je potrebna sprememba in so gonilna sila pri uvajanju sprememb.
3. Podjetje mora imeti zelo konkretno vizijo; kaj so cilji, kaj bomo s tem dosegli. Primer: Čez 3 leta bo vsa ponavljajoča opravila opravljala umetna inteligenca, zato moramo zaposlene usmeriti v druga opravila.
4. Spremembe je potrebno ves čas komunicirati, zaposlene pa spodbujati pri tem.
5. Za vse projekte je potrebno določiti resurse – človeške, finančne in druge.
6. Za projekte je potrebno določiti »Quick win-e«, oziroma kratkoročne cilje in želene rezultate, ki bodo doseženi v roku dveh, treh mesecev, saj to ljudi motivira in jih spodbudi.
7. Podjetje postopoma nadgrajuje spremembe, dodaja nove projekte.

Ali bi kot družba morali nameniti več časa ozaveščanju o humanem prehodu v novo tehnološko dobo?

Da, kot družba se moramo bolj osredotočiti na primere dobrih praks in ozaveščati o pomembnosti prehoda v novo tehnološko dobo. Mediji so pogosto osredotočeni na negativne primere, kjer je bila tehnologija zlorabljena, namesto da bi bolj poudarjati primere uspešnih zgodb, ki izpostavljajo priložnosti, ki jih prinašajo nove tehnologije. Ljudje se pogosto bojijo, da bodo novosti ogrozile njihova delovna mesta, zato je pomembno, da se jim zagotovi ustrezna podpora in informacije, ki bodo zmanjšale strah pred spremembami.
Strah pred tehnologijo ni nič novega. Če se ozremo v preteklost, imamo ogromno primerov, ko so ljudje zavračali tehnologijo, ki je danes del našega vsakdana. Tak primer so elektrika, telefon, televizija. V osemdesetih letih prejšnjega stoletja je bila močno razširjena »computerphobia« oziroma strah pred računalniki, več kot 50 let kasneje, pa si življenja brez računalnikov ne znamo predstavljati.