Salvia: Boljše poslovanje z manj napakami

Naložba v prihodnost poslovanja

Salvia je v preteklosti uporabljala lokalno poslovno rešitev, posebej prilagojeno zahtevam podjetja. Obstoječa poslovna rešitev je sicer služila svojemu namenu, vendar ni mogla več dohajati naraščajočih novih potreb podjetja. Salvia je na tej točki potrebovala trajnostno, transparentno, zanesljivo in globalno poslovno rešitev, ki bi ustrezala njenim dolgoročnim poslovnim potrebam.
Z novim sistemom ERP je želela Salvia pod drobnogled vzeti obstoječe poslovne procese in poiskati načine, kako jih izboljšati s pomočjo globalno razširjene poslovne rešitve, ki bi jim pomagala organizirati procese na podlagi preizkušenih poslovnih praks.

Po podrobnem pregledu rešitev na trgu se je Salvia odločila za Microsoft Dynamics 365 Business Central, kot partnerja pri vpeljavi te rešitve pa je izbrala podjetje BE-terna, ki zagotavlja prepoznavno izkušnjo v regiji Adriatic. BE-terna je v podjetju Salvia vpeljala standardno poslovno rešitev Business Central z moduli za upravljanje financ, prodaje, nabave in skladišč s posebnimi prilagoditvami za transportne poti in tovorne liste. V podjetju Salvia so se odločili za različico rešitve Business Central v oblaku, saj so ocenili, da je shranjevanje podatkov na oblačnem strežniku svetovno znanega podjetja Microsoft varnejše od hrambe podatkov na strežnikih na njihovi lokaciji. Ta izbira je bila logična tudi zato, ker je večina današnjih naprednih tehnologij in tehnologij prihodnosti zasnovanih v oblaku, pa tudi zaradi dejstva, da je veliko podatkov podjetja, ki se dnevno uporabljajo in izmenjujejo z orodji Office 365, že tako ali tako shranjenih v oblaku.

Reorganizacija skladišč in avtomatizacija poslovanja

Salvia distribuira izdelke na hrvaškem trgu. Zaradi specifičnega geografskega položaja Hrvaške so nekatere logistične operacije precej zahtevne. Razdalja med dvema najbolj oddaljenima točkama na Hrvaškem je več kot 1500 km, hrvaška obala pa je z več kot 718 otoki ena najbolj razčlenjenih na svetu. Glede na majhno število prebivalcev (3,9 milijona) in velike razdalje lahko učinkovita distribucija izdelkov predstavlja precejšen izziv. Obenem so visokokakovostni izdelki v ponudbi Salvie namenjeni specifičnim skupinam na trgu, katerih lokacija ni ne natančno določena ne stalna, izdelki pa so hitro pokvarljivi in jih je treba skladiščiti v posebnih pogojih. Ravno zaradi omenjenih izzivov je morala Salvia izbrati poslovno rešitev, ki bi ji omogočila čim bolj učinkovito poslovanje.

Salvia vse izdelke distribuira iz skladišča v Zagrebu. Med projektom vpeljave rešitve Dynamics 365 Business Central je imela Salvia možnost reorganizacije celotnega skladišča, da bi bili izdelki razporejeni za čim bolj učinkovito nakladanje. Za uresničitev tega cilja se je Salvia odločila za vpeljavo dodatne rešitve Mobile WMS za upravljanje skladišč ponudnika Tasklet Factory, ki omogoča učinkovito in enostavno namestitev in povezavo z rešitvijo Business Central. Po uvedbi omenjenih rešitev so večino papirnih dokumentov nadomestili čitalniki črtnih kod, ki odpravljajo napake in pospešujejo delovne procese.

Določeni izdelki, ki jih Salvia distribuira na trgih Hrvaške in Slovenije, v skladišče ne prispejo z deklaracijami v lokalnem jeziku. Salvia je kot lokalni distributer zakonsko obvezana poskrbeti, da so izdelki pred dobavo opremljeni z deklaracijami v jeziku države, v kateri se prodajajo. To je pomembna, a zelo ponavljajoča se naloga, ki jo lahko Salvia zdaj izvaja neposredno v rešitvi Business Central. S tiskanjem deklaracij po nakladnicah v točno določenih količinah in samo za izdelke, za katere je to potrebno, je poenostavljen celoten proces, hkrati pa je zagotovljena optimalna poraba papirja.

Salvia oskrbuje vodilne lokalne in regionalne trgovske verige, hotele, restavracije, drogerije, lekarne in bencinske servise na Hrvaškem. To pomeni, da letno izda približno 100.000 računov. S tem projektom je želela Salvia zmanjšati tudi količino papirja, ki ga je treba pri obdelavi in dostavi naročil natisniti in poslati po običajni pošti. Rešitev za omenjeno težavo je podjetje našlo v dodatni integraciji rešitve Anveo EDI Connect za prodajo in nabavo v sistemu Business Central. Zdaj se na primer ob prispelem naročilu zaradi medsebojnega sodelovanja omenjenih rešitev samodejno ustvarijo prodajna naročila s specifičnimi cenami za posamezne kupce. Ista naročila se ob obdelavi pošljejo v skladišče, ki pripravi naročilo za dostavo, sistem pa po opravljeni dostavi naročniku samodejno izstavi račun. Zaposlenim ni več treba vsakega naročila najprej obdelati, saj se naročila izvajajo samodejno. Glede na to, da Salvia dnevno prejme več sto tovrstnih naročil, so se v podjetju želeli čim bolj izogniti situacijam, ko mora eden od zaposlenih nekaj preveriti ali odobriti. Če v sistemu ni nobene napake, se zdaj vse odvija samodejno in nemoteno. V primeru manjkajoče cene ali določenega podatka, naročilo počaka, da zaposleni pridobi in vnese potrebne podatke. Salvia ima zdaj na voljo standardizirano platformo, ki ji omogoča, da nove dobavitelje ali kupce vnese s preprosto pomočjo interne ekipe za informacijske tehnologije.

Povezano poslovanje in podrobnejše analize poslovanja

Salvia je tudi lastnica slovite delikatesne trgovine na Hrvaškem. Trgovino Bonkulović, ki je znana po kakovostnih in edinstvenih izdelkih, pogosto obiskujejo gurmani iz Zagreba in okolice. Pri tem projektu se je Salvia odločila, da tudi ta del poslovanja integrira s svojo osnovno dejavnostjo distribucije in maloprodaje. Sedaj so vsi računovodski in maloprodajni podatki shranjeni na istem mestu, kar Salvii omogoča vpogled v dejansko stanje v skladišču.

V okviru projekta je bila vpeljana tudi storitev Microsoft Power BI, ki izkorišča podatke o prodaji in zalogah za boljšo analizo artiklov, prodaje, kupcev, dobaviteljev ipd. Na podlagi podatkov o zalogah, pridobljenih iz rešitve Business Central, lahko Salvia analizira zaloge posameznih artiklov in njihove lokacije v skladišču. Z rešitvijo Power BI lahko Salvia pripravlja poročila o nabavi na podlagi podatkov o prodaji in zalogah ter analizira prodajo v različnih obdobjih, da lahko podjetje sprejema boljše odločitve na področjih prodaje in nabave. Integracija rešitve Business Central in storitve Power BI Salvii omogoča podrobnejše analize stroškov in marž z uporabo različnih parametrov. Poleg tega pa se je Salvia odločila tudi za vpeljavo BE-terninih aplikacij za upravljanje človeških potencialov in obračun plač, da bi resnično povezala celotno poslovanje v enotno platformo, ki podjetju omogoča boljše sodelovanje in učinkovitejše poslovanje.

Boljše poslovanje z manj napakami

Z majhnimi izboljšavami in dodatnimi aplikacijami nova rešitev ERP Business Central zagotavlja transparentnost. Uporabniki lahko v le nekaj klikih najdejo ključne podatke, ki jih potrebujejo za posamezno obdobje ali poslovno področje. Vsakič, ko uporabnik odpre aplikacijo Business Central, mu začetna stran zagotavlja pregled nad vsemi najpomembnejšimi podatki. Tako lahko pri deli prihrani veliko časa. Upravljavci lahko kadar koli preverijo stanje vseh dobav ali pregledujejo dobave v določenem dnevu, tednu ali mesecu.

Poslovni postopki sedaj potekajo gladko. Delo v skladišču se izvaja hitreje kot kdaj koli prej, Salvia pa je pripravljena na nepredvidljive situacije. Med pandemijo virusa COVID-19 je na primer zbolela polovica delavcev v skladišču, podjetje pa je zaradi nove organizacije procesov kljub temu uspelo izpolniti vsa prejeta naročila.

Ta projekt in nova poslovna rešitev Business Central sta omogočila tudi boljšo organizacijo oddelka nabave in prodaje. Do napak pride manj pogosto, saj imajo zaposleni manj možnosti za napačno razlago, kako je treba delo opraviti. Na primer, računovodje imajo predloge za vse vrste stroškov in jim pri knjiženju ni treba izbrati številke računa. Zaposleni, ki knjiži vhodni račun, izbere predlogo za ponavljajočo se nabavno vrstico, kar bistveno zmanjša število napak pri vnosu podatkov. Vsi zaposleni, ki so imeli glede sprememb in nove poslovne rešitve pomisleke, so sedaj zadovoljni in brezskrbni, saj z novo poslovno rešitvijo svoje delo opravljajo bolje.

" Proces uvedbe nove rešitve ERP je preobrazil naše podjetje, saj nam je omogočil, da povežemo in optimiziramo vsa področja poslovanja. Vpeljava je odpravila uporabo zunanjih virov podatkov, sistem pa sedaj zagotavlja popolno preglednost procesov v celotni organizaciji. Tako vsakdanje delo opravimo hitreje in natančneje.

V le treh mesecih od zaključka projekta smo pri obdelavi naročil in skladiščnem poslovanju opazili pomembne izboljšave v hitrosti in natančnosti. Skoraj prepolovili smo čas, potreben za pripravo enakih pošiljk, pogostost napak pa se je zmanjšala za 95 odstotkov.

Najboljše pri rešitvi Business Central pa je dejstvo, da je pričarala nasmeh na obraze naših zaposlenih, ko so ugotovili, da so številna in stresna opravila zdaj stvar preteklosti."

Mirko Bašić, direktor podjetja Salvia

Načrti za prihodnost in sodelovanje direktorja pri projektu

Projekt vpeljave rešitve ERP je eden najbolj kompleksnih projektov, s katerimi se srečujejo podjetja. Prvi korak, ki je ključen za uspeh projekta, je sprejeti miselnost, da bodo spremembe prinesle izboljšave. Drugi ključni korak pa je izbira pravega partnerja pri vpeljavi poslovne rešitve.

"Ekipa podjetja BE-terna in strokovnjaki za rešitev Microsoft Dynamics 365 Business Central so nam pomagali pod drobnogled vzeti vse poslovne procese. Izčrpno znanje svetovalcev in njihova pripravljenost, da podrobneje preučijo specifične lastnosti našega poslovanja, sta nam omogočila, da smo zastavljeni cilj prehoda na rešitev ERP v oblaku izpolnili s čim manj potrebnimi prilagoditvami."

Mirko Bašić, direktor podjetja Salvia

Tretji pomemben korak pri uspešni uvedbi rešitve ERP pa je, da direktor ali generalni direktor družbe aktivno sodeluje pri projektu vpeljave. Ta projekt dokazuje, da je bil prav to eden od glavnih razlogov, da je nova poslovna rešitev podjetju prinesla velike koristi. Po tem, ko je nova rešitev zaživela v Salvii, je njen direktor še naprej glavni zagovornik rešitve in človek, ki najbolje razume vsa priporočila in trike v sistemu. Aktivna vključenost direktorja v projekt vpeljave mu pomaga imeti popoln pregled in razumevanje, kako je poslovna rešitev zastavljena, kaj zmore danes in kaj bo z dodatnimi razširitvami zmogla v prihodnosti.

Eden od naslednjih korakov družbe bo prehod na evro, ki bo 1. januarja 2023 postal uradna valuta na Hrvaškem. Prehod na novo uradno valuto je izziv za skoraj vsak sistem ERP, saj skoraj vsak modul vsebuje informacije o zneskih (glavna knjiga, zaloge, plače in podobno). BE-terna zato pripravlja posebno orodje, ki bo Salvii in drugim naročnikom omogočilo avtomatizacijo tega procesa in bistveno zmanjšalo možnost napak pri menjavi valute v sistemu. V prihodnje Salvia načrtuje razširitev obstoječe rešitve Dynamics 365 Business Central z ustreznimi aplikacijami, ki so na voljo v trgovini Microsoft App Source. V podjetju nameravajo zagnati tudi spletno trgovino in jo povezati z obstoječo rešitvijo Business Central.