ERP dilema: Standardizacija ili kastomizacija

Standardno rešenje koje se još i naziva off-the-shelf rešenjem podrazumeva softver u originalnom obliku bez dodatnih podešavanja ili ekstenzija. Izraz out-of-the-box rešenje, takođe se često koristi u ovom kontekstu, a samo značenje ostaje nepromenjeno.

ERP rešenja generalno poseduju mnogo opcija i konfiguracija kako bi se stručnjaci opremili pravim funkcionalnostima. Međutim, neke funkcionalnosti nisu relevantne za poslovne procese i zato će vam biti lakše ako ih „sakrijete“. Konfiguracija znači podešavanje postojećih karakteristika softvera. Neki primeri konfiguracije se odnose na to koje će kolone biti prikazane, koji će se metod obračuna troškova koristiti, koje specifične uloge će vaš ERP podržavati itd.

Nekada poslovni procesi kompanije zahtevaju dodatno prilagođavanje ERP softvera jer ugrađene funkcionalnosti nisu dovoljne. Ova prilagođavanja mogu biti jedinstvena za kompaniju i njene potrebe. U ovom slučaju, implementacioni partner će dodati nove funkcionalnosti koje nisu bile u izvornom kodu softvera. U takvim situacijama, implementira se takozvani kastomizovani softver.

Najjednostavnije rečeno: Ako su sve potrebne funkcionalnosti već u softveru i ne morate da napišete ni jednu liniju koda da biste prilagodili softver, sakrili funkcionalnost ili je prikazali - to je konfiguracija. Ako proširujete softver novim funkcionalnostima i treba da promenite kod - to je kastomizacija. Da li su vam potrebne neke nove funkcionalnosti u okviru postojećih modula? Ili vam je možda potreban potpuno novi modul? U oba slučaja će vam biti potrebna kastomizacija.

Bez obzira na scenario, ERP partner će mapirati vaš proces i prikupiti vaše zahteve. Zajedno sa njim možete se odlučiti da implementirate softver kakav jeste, konfigurišete ga ili kastomizujete. Osnovno pitanje bilo bi: „Da li ćemo prilagoditi softver tako da prati poslovne procese ili ćemo reorganizovati svoje procese tako da budu usklađeni sa softverom?“

Kako da odaberete ERP rešenje koje odgovara vašim potrebama?

Dakle, rekli ste „Da!“ uvođenju ERP softvera i sada se radujete što ćete ostvariti puni potencijal centralizovanih tokova podataka i povećanu efikasnost. Međutim, pre nego što ostvarite benefite treba da donesete ključnu odluku - Standardizovati ili kastomizovati? Ili, možda, konfigurisati?

Prvo pitanje koje bi trebalo da postavite sebi jeste „Da li su moji procesi usklađeni sa industrijskim standardima? Mogu li reći da moju industriju i moje poslovne procese karakteriše određena pravilnost?“ Ako je tako, najverovatniji scenario je da postoji standardno ERP rešenje koje čeka na vas.

S druge strane, ako vaše poslovne procese karakteriše neki oblik odstupanja, na primer, postoje neki posebni propisi ili zahtevi lokalnog tržišta, onda treba da proverite da li će vam konfiguracija pomoći. Ako jednostavna konfiguracija može da pomogne, uštedećete vreme i resurse koje bi, u suprotnom, utrošili na kastomizaciju.

U slučaju da su i standardna i konfigurisana rešenja neadekvatna, trebalo bi da razgovaramo o kastomizaciji. Kastomizacija je dobra ideja kada su vaši poslovni procesi po svojoj prirodi jedinstveni. U tom slučaju, ako vaš budžet to dozvoljava, prilagođeni softver je pravi izbor. Međutim, ako to nije slučaj, trebalo bi da razmislite da li je moguće promeniti poslovne procese, tako da budu usklađeni sa standardom. Ako je to slučaj, prilagođavanje procesa omogućiće izbegavanje kastomizacije, a i dalje ćete imati sve koristi od implementacije ERP rešenja. Međutim, ako je odgovor da prilagođavanje procesa nije moguće, trebalo bi da preispitate zahteve.

Ni ERP rešenja nisu crno-bela: Prednosti i mane standardnih naspram kastomizovanih rešenja

Na prvi pogled izgleda da po meri krojeno odelo bolje stoji, ali to nije uvek tako. Da bismo pronašli ERP softver koji odgovara vašim poslovnim potrebama, istražimo detaljnije prednosti i nedostatke kako kastomizovanih tako i standardnih rešenja!

1. Kastomizovano ERP rešenje: Isplate li se napori?

Velika prednost kastomizovanog ERP rešenja je ta što ćete imati fleksibilan softver prilagođen vašem poslovanju. Kako je softver prilagođen vašim poslovnim potrebama, partner za implementaciju će prilagoditi i materijal za obuku tako da odgovara vašim zaposlenima čime će se dodatno osigurati visok stepen adapcije rešenja. Kastomizovani softver otvoriće vrata mnogobrojnim mogućnostima, olakšaće ispunjenje potreba lokalnog tržišta, povećati efikasnost... Na taj način, dobro prilagođen softver može biti izvor konkurentske prednosti. Izbeći ćete gubljenje vremena na prilagođavanje procesa i moći ćete da se usredsredite na svoju pravu delatnost. Međutim, početni razvoj i implementacija rešenja po meri zahteva vreme. Pored toga, održavanje kastomizovanog softvera zahteva stručan IT tim. Međutim, u kompanijama koje nisu iz IT industrija, ovaj resurs je već teško dostupan. Kastomizacija često znači i veće troškove implementacije i održavanja. U zavisnosti od nivoa kastomizacije, podrška nakon implementacije može biti složenija za kastomizovani softver jer je kod promenjen. U današnje vreme nadogradnje su češće nego ikad, a sa prilagođenim softverom nije uvek lako biti u toku. Međutim, moderna ERP rešenja, poput softvera Microsoft Dynamics 365 Business Central, imaju svoje mehanizme da se uspešno nose sa ovom zamkom.

 

2. Standardno ERP rešenje: Da li isti broj odgovara svima?

Ako se nalazite u industriji u kojoj je prisutan veliki broj kompanija, ne biste imali problema da pronađete čitav niz standardnih rešenja koja odgovaraju vašim poslovnim procesima. U većini slučajeva početni troškovi niži su za standardna rešenja u odnosu na troškove sa kojima biste se susreli prilikom implementacije kastomizovanog softvera. Vreme je novac i u tome leži dodatna prednost standardnih rešenja. Primena je brža za standardne softvere, a ceo proces implementacije je kraći nego kod kastomizovanih rešenja. Na primer, naš klijent Telefonija Brčko d.o.o. Beograd implementirala je rešenje Business Central Flying Start za 7 radnih dana. Činjenica da su standardna rešenja već na tržištu omogućava vam da posao obavljate bez grešaka, a činjenica da je baza znanja koja je dostupna na internetu veća sa svakim novim korisnikom čini vas spremnim za buduće izazove. Baza znanja povećava verovatnoću da je vaš problem već rešen u jednom ili drugom obliku. Ako to nije slučaj, ceo tim za podršku je već upoznat sa softverom i u kratkom roku može da odgovori na vaša pitanja. Međutim, ako vaše preduzeće karakterišu poslovni procesi koji su po svojoj prirodi atipični, postoji verovatnoća da standardno rešenje ne bi moglo da odgovori na potrebe vašeg poslovanja. To znači da upotreba softvera ne bi tekla besprekorno za krajnje korisnike, da bi mogle nedostajati neke funkcionalnosti ili da softver ima neke mogućnosti koje vam uopšte nisu potrebne. Takođe, ovakva vrsta rešenja je manje fleksibilna i na vama je da se prilagodite.

Kastomizovati ili standardizovati – biznis odluka, a ne pitanje tehnologije!

Ono što ovo pitanje čini posebno zanimljivim jeste činjenica da ne postoji jedinstven, tačan odgovor. Međutim, trebalo bi da krenemo od početka. Razliku ne prave karakteristike samog softvera već način na koji poslujete. Opasno je dati opšte saveta, ali ako imate malo ili srednje preduzeće sa procesima koji ne odstupaju od standarda, bolje je prvo razmotriti već dostupne, standardne softvere poput rešenja Business Central Flying Start. Međutim, ako su vaši procesi jedinstveni ili vaša industrija ima neke specifičnosti, trebalo bi da započnete svoje ERP putovanje analizom ERP rešenja koja se mogu kastomizovati, kao što je Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Zaključak

Bez namere da se izazov idealizuje, sve je stvar kompromisa. Standardno rešenje će vas osloboditi od značajne količine rizika. Međutim, standardno rešenje zahtevaće i dodatno prilagođavanje načina na koji poslujete. S druge strane, kastomizovano rešenje će vas spasti potrebe da menjate svoje procese, ali će tražiti dodatni napor, više vremena i veći budžet za samu implementaciju. Da li ste spremni da promenite procese ili zasučete rukave i primenite kastomizovani ERP softver? Ne postoji ni tačno ni netačno, a odgovor će zavisiti od vaših specifičnih poslovnih potreba.

Ako vam je potrebna dodatna pomoć u izboru rešenja koje je najbolje za vaše poslovanje, slobodno nam pišite!