Iz projektne perspektive: Implementacija rešenja za upravljanje komunalnim uslugama i infrastrukturom

Specifičnosti implementacije projekta za kompanije koje se bave komunalnim uslugama i infrastrukturom

Korisnici softvera iz iste industrije obično imaju slične potrebe za kastomizacijom. Rešenja poput »Utilities and Infrastructure Management« (u daljem tekstu UIM) koja već poseduju potrebne funkcionalnosti, smanjuju potrebu za daljom kastomizacijom. To čini implementacione projekte lakšim za upravljanje, smanjuje se broj kastomizacija, a sam projekat se pojednostavljuje u skoro svim fazama implementacije. Na taj način projekat postaje standardizovan, manje skup, kraći i nosi manje rizika.

Kada uparedimo prethodne projekte koje smo imali pre pojave UIM-a sa skorijim projektima, primećujemo da je dužina trajanja projekta značajno skraćena. Sa svim kastomizacijama, implementacioni projekti su uglavnom trajali oko dve godine. Nedavno je ovaj vremenski opseg skraćen na oko godinu dana, zahvaljujući tome što se klijenti odlučuju za UIM.

Sve u svemu, UIM rešenje za upravljanje komunalnim uslugama i infrastrukturom ubrzava implementaciju i do 80%.

Dakle, ako se kompanije koje se bave pružanjem komunalnih usluga i infrastrukturom odluče da koriste inovativno Microsoft Dynamics 365 rešenje sa prilagođenom implementacijom, trebaće im oko godinu dana više za implementaciju nego da su odabrali Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations, a zatim dodali UIM kao industrijsko rešenje (add-on).

Rešenje za upravljanje komunalnim uslugama i infrastrukturom – testirano, pouzdano i uvek ažurirano

Dok se implementacioni projekti obično završavaju u prvih dva ili tri meseca nakon lansiranja novog rešenja, životni ciklus proizvodnog sistema tada tek počinje. Pojava rešenja Microsoft Dynamics 365 donela je redovne novine (eng. release) i striktnu politiku ažuriranja. Takođe, korisnici nemaju mogućnost da se dvoume da li da koriste poslednju verziju rešenja ili ne. Tim promenama Microsoft je učinio sistem održavanja jednostavnijim jer su korisnici uvek na najpouzdanijoj i najsigurnijoj verziji sistema. Međutim, u isto vreme je donekle i teže, jer kastomizacije moraju da se testiraju sa svakim ažuriranjem rešenja Dynamics 365 – ova pojava je poznata kao »One Version«.

Kada se koristi UIM, smanjuje se broj kastomizacija koje treba da se testiraju i korisnici mogu da budu sigurni da će UIM besprekorno raditi sa novim Microsoft Dynamics 365 ažuriranjima, jer BE-terna vodi računa o kompatibilnosti između UIM-a i svake nove verzije rešenja Dynamics 365. Šta više, sa svakom novom verzijom UIM-a, korisnici dobijaju i ispravke grešaka (eng. bugfix), ali i poboljšanja i nove funkcionalnosti.

Kako da ostanemo u okvirima budžeta i rokova sa velikim ERP implementacijama – 5 pravila za uspešnu implementaciju u sektoru pružanja komunalnih usluga i infrastrukture

Dok smo učili na prošlim projektima, identifikovali smo 5 ključnih aspekata uspešnih implementacija.

1.  Unapred definišite poslovne ciljeve

Preporučuje se da identifikujete ključne razloge zbog kojih vam je potreban ERP sistem. Menadžment treba da postavi jasne ciljeve i da ih prenese kroz organizaciju, bez obzira da li su ciljevi vezani za pojednostavljivanje ili ažuriranje poslovnih procesa, korišćenje standardnih rešenja kada god je moguće, posedovanje kvalitetnijih izveštaja, zadovoljenje zakonskih regulativa i tako dalje. Takvi ciljevi su od neprocenljivog značaja tokom implementacije jer služe kao efikasan alat za jasno razumevanje potencijalnih zamki prilikom kastomizacije sistema, tokom obrađivanje zahteva za doradom sistema ili u slučaju konfliktnih interesa pri uspostavljanju novog sistema.

2. Detaljna analiza i projektovanje

Šta god da je definisano tokom prve faze projekta kasnije se koristi kao input. Kada se u ovoj fazi pažnja posveti detaljima, projekat dobija čvrstu osnovu. Sve što promakne ili što se previdi izbija na površinu kasnije i to u vidu zahteva za doradama sistema, što može da dovede do povećanja troškova, obima ili trajanja projekta. Pomenuto je naročito bitno kod velikih projekata jer tada dodatni troškovi i zastoji mogu da postanu veoma izazovni.

3.  Ograničite kastomizacije

Standardna verzija novog rešenja nikada ne može da zadovolji sve zahteve i ne može da bude identična zastarelom sistemu. Zbog toga se kompanije suočavaju sa izborom između kastomizacije standardnog rešenja i promene poslovnih procesa tako da podrže standardno rešenje. Prema našem iskustvu, nastavljanje kastomizacije je praktično samo u retkim slučajevima. Odabir standarda kada god je moguće uz prilagođavanje procesa umesto prilagođavanja softvera pokazao se kao ključ uspešnih implementacija. Kastomizacije treba da se koriste samo za ključne ili neprilagodljive delove procesa. Na taj način kompanije izbegavaju bezbrojne kastomizacije koje dodaju malo vrednosti, a kada se sve sabere, mogu produžiti trajanja projekta i povećati troškove implementacije, ali i troškove kasnijeg održavanja. Kada standardno rešenje ne može da podrži delove poslovnog procesa, bolje je implementirati ekstenzije nego se odlučiti za kastomizaciju.

4.  Shvatite zahteve za izmenama softvera ozbiljno

Promena ERP sistema je izazovna za sve kompanije, a što je kompanija veća, veći je i izazov. Uspeh implementacije i kasnijeg usvajanja sistema u velikoj meri će zavisiti od toga koliko uspešno kompanija upravlja promenama. Promene će se dešavati u procesima, izveštavanju, pozicijama zaposlenih i odgovornostima, načinu korišćenja novog sistema i tako dalje. Potreban je napor da se promene „osećaju dobrodošlo“ u vašoj kompaniji, a neke kompanije će se odlučiti i da zaposle profesionalce u oblasti upravljanja promenama da ih vode kroz proces.

5.  Održite uključenost korisnika od početka do kraja projekta

Zapolseni klijenata koji učestvuju u implementaciji projekta, uz svoja redovna zaduženja, imaju i različite zadatke na projektu. Može da se dogodi da konfliktne obaveze smanje vreme koje zaposleni može da provede na projektu. Tokom projekata implementacije ERP rešenja, potrebni su inputi od korisnika softvera tokom svake faze, pa situacija koja je prethodno opisana može imati negativne uticaje na projekat. Na primer, može doći do produženja trajanja projekta, propuštenih inputa za dalji rad, problema u komunikaciji, i tako dalje. 

Dakle, jedan od najvažnijih zadataka projektnih menadžera jeste da osiguraju da su budući korisnici sistema uključeni.

Ukoliko vas zanima da saznate više o tipičnim fazama implementacionih projekata, možete pročitati i moj blog ERP implementacija iz projektne perspektive u kom sam opisao i objasnio svaku fazu procesa u više detalja.