Vodič za vlasnike tvrtki prilikom odabira novog računovodstvenog softvera

* Microsoftovo istraživanje iz 2013. na uzorku od 1405 klijenata.

Informacijski silosi, nepovezani sustavi i ručni procesi sprječavaju vas da isporučite razinu usluge koju vaši kupci i klijenti očekuju i to vas u konačnici može dovesti u situaciju da ugrozite svoje poslovanje.

Koje poslovno rješenje odgovara vašim trenutačnim i budućim poslovnim potrebama? Kako se najbolje možete pripremiti za promjenu i kako ćete znati jeste li spremni za prelazak na poslovno rješenje u oblaku?

Ovaj vam vodič može pomoći da evaluirate trenutačno stanje vaših poslovnih procesa i vašeg postojećeg poslovnog i računovodstvenog sustava, ali i da osvijestite o kojim aspektima treba razmišljati prilikom razmatranja novog poslovnog rješenja.

Znakovi da vaš postojeći računovodstveni sustav dovodi vaše poslovanje u rizik

Kako vaše poslovanje raste i postaje kompleksnije, a vaši klijenti očekuju bržu i bolju uslugu, alati koji su vas nekoć podržavali u tome sada vam mogu stajati na putu i usporavati vas. 

Za rastuće poslovanje odluka o promjeni računovodstvenog sustava ili softvera može se činiti kao zastrašujući i skup zadatak. Međutim, zapitajte se koja je stvarna cijena pokušaja održavanja sustava koji više ne može pratiti korak s povećanim potrebama. Bilo da se to odražava u izgubljenim prodajnim prilikama, nezadovoljstvu kupaca ili zakonskoj neusklađenosti, ostanak na neadekvatnoj tehnologiji može biti vrlo skupa odluka.

Ako se prepoznajete u bilo kojoj od niže navedenih situacija koje upućuju na znakove upozorenja, došlo je vrijeme da napravite promjenu:

• Previše vremena gubite baveći se višestrukim sustavima koji međusobno ne mogu komunicirati.
• Ručni procesi podložni su pogreškama i ne mogu pratiti povećanu potražnju unatoč povećanom broju zaposlenika.
• Kreiranje i postavljanje poslovnih izvještaja prekomplicirano je i često ne daje informacije koje su vam potrebne.
• Nepotpuni i netočni podaci utječu na nezadovoljstvo klijenata i rezultiraju izgubljenim prodajnim prilikama.
• Sve strože zakonske usklađenosti i sigurnosni problemi noću vas drže budnima.
• Produktivnost se gubi trošeći dragocjeno vrijeme na prelazak iz jedne u drugu aplikaciju zbog nepovezanosti sustava.

• 54 % Integracija procesa
• 50 % Rješavanje problema procesuiranja narudžbi
• 50 % Zamjena zastarjelog hardvera i softvera
• 38 % Rješavanje dvostrukih unosa i pogrešaka
• 34 % Smanjenje viška zaliha

Znakovi su jasni, ali što sada?

Sada je pravo vrijeme da tvrtke ažuriraju svoje sustave. Poslovanje u oblaku otvorilo je nove mogućnosti za tvrtke svih veličina kako bi proširile mogućnosti poslovnog sustava koji koriste, a koji će im pomoći u ostvarenju veće učinkovitosti i mobilnosti te pripremi za poslovanje u konstantnim promjenjivim uvjetima poslovanja.

Uz toliko dostupnih poslovnih rješenja na tržištu, ponekad može biti izazovno usporediti sva rješenja kako biste pronašli rješenje koje najbolje odgovara vašem poslovanju.

Karakteristike modernih poslovnih rješenja poput Microsoft Dynamics 365 Business Central rješenja su sljedeće:

• sveobuhvatna integracija – usvojite jedno rješenje za upravljanje financijama, prodajom, uslugama i operacijama uz dodatne mogućnosti povezivanja s aplikacijama za obračun plaća, bankovne transakcije i CRM sustave ili prilagođene API-jeve
• povezanost cjelokupnog poslovanja – automatski povežite vaše sustave i procese kako vaši zaposlenici ne bi trebali svakodnevno činiti isto
• automatizacija i osiguranost poslovnih procesa – unaprijedite produktivnost i činite više s postojećim resursima zahvaljujući tijekovima rada i revizijskim tragovima koji se lako kreiraju uz visoku razinu sigurnosti poput one koju imaju velike tvrtke. Sve su to značajke koje osnovni računovodstveni softver ne može pružiti.
• omogućen pregled poslovanja od početka do kraja – centralizirajte podatke iz računovodstva, prodaje, nabave i zaliha, kao i sve interakcije s klijentima, kako biste dobili točan pregled poslovanja od početka do kraja. Svi podaci ostaju ažurni, čime vam se omogućava pregled trendova, sprječavanje nastajanja problema i pružanje izvrsnog korisničkog iskustva.
• napravio ga je pouzdani pružatelj tehnologije – omogućena je sigurnost vaših podataka jer je poslovno rješenje razvio pouzdani i vodeći pružatelj tehnologije za tvrtke svih veličina diljem svijeta
• omogućava mobilnost – osnažuje mobilnost radne snage isporučujući isto iskustvo na svim uređajima bez obzira na njihovu lokaciju
• brzo rješenje od samog početka – isporučuje rješenje koje je lako za usvojiti i koje korisnici intuitivno znaju koristiti.

Nekoliko važnih pitanja

Osim tehničkih karakteristika poslovnog rješenja, prilikom izbora novog rješenja važno je upitati se sljedeće:

• Koliko je novo rješenje korisnicima jednostavno za usvojiti?
• Kako će se novo rješenje integrirati s postojećim sustavima i aplikacijama?
• Ako se odlučimo za poslovno rješenje u oblaku, zadržavamo li kontrolu nad našim podacima?
• Koliko će iznositi cijena nakon što inicijalni ugovor istekne?
• Koliko je jednostavno dodati ili ukloniti broj korisnika i kako će se to odraziti na cijenu?
• Kako su često dostupna produktna ažuriranja i možemo li kontrolirati kada će se ažuriranja obaviti?
• Kakva je evidencija usluga nakon prodaje?
• Postoji li lokalna podrška koja će nam pomoći s implementacijom i korisničkom podrškom kada nam je potrebna?

Novac i smisao za poslovne aplikacije u oblaku

Tvrtke svih veličina prelaze na poslovanje u oblaku kako bi:

• modernizirale tehnološke platforme na kojima posluju
• ostvarile učinkovitost cjelokupnog sustava
• osnažile svoje timove kako bi ostali povezani s podacima
• ostvarili očekivanja kupaca s bilo koje lokacije.

Demistifikacija poslovanja u oblaku

Iako su poslovne prednosti poslovanja u oblaku poprilično jasne, tehnički žargon koji se veže uz poslovanje u oblaku može biti zbunjujući. U nastavku se nalazi nekoliko pojmova koji vam mogu pomoći kako biste što bolje razumjeli različite opcije koje postoje kod implementacija poslovnih rješenja u oblaku.

Pojašnjenje cloud tehničkog žargona

SaaS (engl. Software as a Service) – specifične aplikacije isporučene u cloudu, npr. za slučajeve kao što su e-pošta, uredska produktivnost, upravljanje odnosima s klijentima, marketinške analize i slično.

IaaS (engl. Infrastructure as a Services) – omogućava tvrtkama da svoj podatkovni centar (pohranu, servere i softvere) premjeste u oblak čime upravljanje, sigurnost i održavanje prepuštaju pružatelju cloud usluge.

Paas (engl. Platform as a Service) – omogućava kompletno okružje za operativni sustav u oblaku gdje korisnici mogu razvijati i implementirati softver, aplikacije i usluge. Prednost je u tome što PaaS sustavi mogu neprimjetno skalirati kako bi pružili dosljednu kvalitetu usluge.

Virtualizacija– stvara sloj apstrakcije između hardvera i softvera, omogućujući podatkovnim centrima punim poslužitelja i mikroprocesora da rade kao zajednički skup resursa.

Javni cloud – odnosi se na usluge koje se isporučuju više istovremenih korisnika iz jednog podatkovnog centra.

Privatni cloud – podatkovni centar ili okružje poslužitelja koje isporučuje pružanje usluga u oblaku samo jednom korisniku.

Hibridni cloud – poslovno IT okružje koje kombinira usluge privatnog i javnog clouda te neke karakteristike poslužitelja na lokaciji korisnika (engl. On Premise).

Zašto odabrati Microsoft Dynamics 365 za vaše poslovanje?

Microsoft Dynamics 365 Business Central rješenje je za upravljanje poslovanjem koje povezuje vaše timove i procese kao nijedno drugo rješenje do sada. Od prvog dana olakšava upravljanje financijama, prodajom, uslugama i poslovnim operacijama.

Pretvorite sve nepovezane poslovne sustave u jedan sveobuhvatan poslovni sustav. Povećajte učinkovitost uz pomoć automatiziranih zadataka i tijekova rada uz pomoć poznatih Office alata kao što su Outlook, Word i Excel. Steknite potpunu sliku svojeg poslovanja i donesite bolje poslovne odluke uz ugrađenu poslovnu inteligenciju gdje i kada vam je potrebna.

Uz poslovanje u oblaku jednostavnije je upravljati promjenama na tržištu i prilagođavati se vlastitim tempom bez potrebnog IT odjela. Započnite brzo i jednostavno s onim što vam je potrebno i pripremite se za rast poslovanja.

Microsoft vam isporučuje povezanu tehnološku platformu koja spaja poslovne aplikacije s alatima za postizanje produktivnosti te bolje komunikacije i suradnje vaših timova.

Povežite poslovanje

Povežite poslovne sustave i procese

Objedinite svoje poslovanje od financija i operacija do prodaje i marketinga uz pomoć sveobuhvatnog i modernog rješenja. Lako integrirajte aplikacije poput aplikacija za obračun plaća, bankovnih aplikacija ili prilagođenih API-jeva.

Uživajte u jedinstvenom i sigurnom korisničkom iskustvu bilo na stolnom računalu, prijenosnom računalu, tabletu ili mobitelu. Pristupite informacijama o kupcima, izradite prodajne naloge, pregledavajte i odobravajte ponude i narudžbe kamo god vas posao odvede.

Pojednostavite proces od ponude do plaćanja, sve unutar Office 365 alata

Skratite vrijeme od ponude do plaćanja zahvaljujući funkcionalnostima za postavljanje kupaca ili dobavljača u sustavu, kreiranje ponude, obradu narudžbe i izdavanje računa koje postoje u međusobnoj integriranosti Microsoft Dynamics 365 Business Central rješenja i Outlooka. Učinite sve navedeno bez napuštanja svojeg Outlooka. Pošaljite svoje račune kao PDF privitke koji sadrže vezu s uslugom PayPal i na taj način ubrzajte plaćanja.
Koristite poznate Office 365 alate za zajednički rad i povezivanje s kolegama i klijentima. Izradite poslovne dokumente koristeći prilagodljive Microsoft Word predloške i jednostavno ažurirajte ili izvozite podatke koristeći Microsoft Excel.

Automatizirajte i osigurajte procese

Unaprijedite produktivnost i činite više s postojećim resursima zahvaljujući tijekovima rada i revizijskim tragovima koji se lako kreiraju uz visoku razinu sigurnosti poput one koju imaju velike tvrtke. Povežite tijekove rada u prodaji i računovodstvu za automatsko praćenje novčanog toka. Sigurna kupnja, autorizacija kredita i procesi plaćanja dobavljačima s unaprijed definiranim upozorenjima i odobrenjima za tijekove rada.

Donosite pametnije poslovne odluke

Steknite cjelokupni pogled na poslovanje

Centralizirajte podatke iz financija, prodaje, usluga i operacija kako biste dobili ažuran pregled cjelokupnog poslovanja. Svi podaci ostaju ažurni čime vam se omogućava pregled trendova, sprječavanje nastajanja problema i pružanje izvrsnog korisničkog iskustva.

Unaprijedite prodaju i korisničku uslugu

Personalizirane nadzorne ploče i višedimenzionalni izvještaji pomažu vam u praćenju ključnih pokazatelja uspješnosti (engl. KPI), zaliha, prodaje i statusa narudžbi. Jednostavno pratite tekuće prodajne izvedbe i koristite korisne uvide kako biste se usredotočili na kupce koji imaju najveći utjecaj na vaš dugoročni rast.

Steknite sveobuhvatan pregled otvorenih slučaja službe za korisnike, radnog opterećenja i vještina svih zaposlenika kako biste učinkovito raspodijelili resurse i ubrzali rješavanje zadataka.

Usmjeravajte zaposlenike do optimalnih rezultata

Koristite ugrađenu inteligenciju kako biste predvidjeli kada i što trebate nadopuniti kako biste osigurali pravilno održavanje zaliha. Iskoristite mogućnosti predviđanja prodaje kako biste automatski kreirali proizvodne planove i stvaranje narudžbenica.

Izbjegnite nestašice proizvoda tako što ćete automatski ponuditi zamjenske artikle kada traženi artikli nisu dostupni. Koristite ugrađene preporuke o tome kada platiti dobavljačima kako biste iskoristili pogodnosti poput popusta dobavljača ili izbjegli kazne za kašnjenje.

Upravljajte proračunima i pratite napredak poslovanja s podacima o dostupnim resursima u stvarnom vremenu.

Započnite brzo i rastite polako

Prilagodite svojim potrebama

Prilagodite aplikacije kako bi pružale podršku vašim jedinstvenim poslovnim potrebama. S pomoću jednostavnog sučelja možete promijeniti raspored polja i elemenata te preimenovati grupe kako vam najbolje odgovara.

Dodajte proširenja specifična za industriju ili određeno poslovanje

Surađujte s Dynamics 365 partnerima poput BE-terne i iskoristite unaprijed izgrađene aplikacije za određene industrije ili poslovna područja (dostupne putem AppSourcea) kako biste jednostavno i isplativo proširili Dynamics 365 poslovno rješenje. Kombinirajte ih zajedno s rješenjima Microsoft PowerApps i Microsoft Flow kako biste izradili nove aplikacije za proširenje postojećih poslovnih procesa.

Pripremite se za rast poslovanja

Započnite s onim što vam je potrebno danas i razvijajte se vlastitim tempom poslujući u oblaku. Jednostavno uvezite podatke iz drugih poslovnih rješenja s pomoću virtualnog asistenta za migraciju podataka i potpomognutu instalaciju. Rukujte s najčešćim poslovnim procesima (ponuda, narudžba, fakturiranja, kupnja, upravljanje novčanim tijekom i izvješćivanje) od prvog dana instalacije. Microsoft Dynamics 365 Business Central napravljen je u oblaku na način da se lako postavlja, podređuje i njime upravlja.

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Moderno i sveobuhvatno ERP rješenje za mala i srednja poduzeća

Upoznajte rješenje