10 min read • Jul 26, 2022
Salvia je srednje velika tvrtka koja nudi usluge uvoza, distribucije, prodaje i promocije međunarodnih brendova hrane i pića visoke kvalitete na području Hrvatske i Slovenije. Tvrtka je najpoznatija kao ekskluzivni distributer renomiranih robnih marki široke potrošnje kao što su Ricola, Loacker, Ahmad Tea, Schär, St Michel i mnogi drugi, ali i kao jedan od vodećih stručnjaka za gurmanske proizvode u Hrvatskoj. Tijekom 30 godina poslovanja Salvia je izrasla iz male obiteljske tvrtke u tvrtku koja danas zapošljava više od 90 osoba.
Salvia je u prošlosti koristila lokalno poslovno rješenje posebno prilagođeno tvrtki. Postojeće poslovno rješenje funkcioniralo je, ali nije moglo pratiti rastuće potrebe tvrtke. Salvia je trebala održivo, transparentno, postojano i globalno poslovno rješenje koje će dugoročno odgovarati njezinim poslovnim potrebama.
Novim ERP sustavom Salvia je željela preispitati trenutačne poslovne procese i pronaći načine kako da ih unaprijedi uz pomoć svjetski poznatog poslovnog rješenja koje će im prema isprobanim poslovnim praksama preporučiti kako da procese poslože.Nakon detaljne analize dostupnih rješenja na tržištu, Salvia se odlučila za Microsoft Dynamics 365 Business Central i BE-ternu kao partnera u implementaciji spomenutog rješenja zahvaljujući prepoznatom iskustvu na tržištu Adriatic regije. BE-terna je implementirala Salviji standardno Business Central poslovno rješenje s modulima za upravljanje financijama, prodajom, nabavom i skladištem uz posebne prilagodbe za rute i teretne listove. Salvia se odlučila za cloud verziju Business Central rješenja jer je procijenila da je sigurnije skladištiti podatke na poslužitelju u oblaku koji održava svjetski poznata tvrtka Microsoft u usporedbi s lokalnim održavanjem podataka na lokalnim serverima. Ovaj je izbor također bio logičan jer je većina današnje napredne tehnologije i tehnologije budućnosti napravljena u oblaku, ali isto tako i zbog činjenice da je dosta tvrtkinih podataka koji se svakodnevno koriste i razmijenjuju putem Office 365 alata već ionako bilo pohranjeno u oblaku.
Salvia distribuira proizvode na hrvatskom tržištu. Zbog geografski specifičnog položaja Hrvatske određene su logističke operacije poprilično izazovne. Udaljenost između dviju najudaljenijih točaka u Hvatskoj iznosi preko 1500 km i hrvatska je obala jedna od najrazvedenijih u svijetu s preko 718 otoka. Uzimajući u obzir malu populaciju (3,9 milijuna stanovnika) i velike udaljenosti, učinkovita distribucija proizvoda može biti poprilično izazovna. Također, proizvodi visoke kvalitete koje Salvia prodaje namijenjeni su specifičnim skupinama na tržištu čija lokacija nije detaljno određena ni stalna te su proizvodi kvarljivi i zahtijevaju skladištenje u posebnim uvjetima. Upravo zbog navedenih izazova, Salvia je trebala odabrati poslovno rješenje koje će joj pomoći da se osnaži za najučinkovitije poslovanje. Sve proizvode Salvia distribuira iz skladišta koje se nalazi u Zagrebu. Tijekom projekta implementacije Dynamics 365 Business Central rješenja, Salvia je imala priliku reorganizirati cijelo skladište kako bi proizvodi bili posloženi za najučinkovitiji utovar. Kako bi to postigla, Salvia je odlučila dodatno postaviti mobilno Tasklet Factory WMS rješenje koje se učinkovito i jednostavno postavlja i povezuje s Business Central rješenjem. Nakon implementacije spomenutih rješenja, većina papirnatih dokumenata zamijenjena je barcode čitačima koji uklanjaju pogreške i ubrzavaju procese.
Budući da pojedini proizvodi koje Salvia distribuira na tržištima Hrvatske i Slovenije ne dolaze u skladište s proizvodnim deklaracijama na lokalnom jeziku, prema zakonskoj obvezi, kao lokalni distributer, Salvia je primorana sama se pobrinuti da proizvodi prije isporuke imaju iste. To je važan, ali vrlo repetitivan zadatak koji Salvia sada može obavljati izravno iz Business Centrala. Ispisom deklaracija prema nalozima za utovar u točnim količinama i samo za proizvode za koje je to potrebno pojednostavljuje se cjelokupni proces istovremeno razmišljajući o optimalnoj upotrebi papira.
Salvia opskrbljuje vodeće lokalne i regionalne maloprodajne lance, hotele, restorane, drogerije, ljekarne i benzinske postaje u Hrvatskoj. To znači da godišnje izda oko 100.000 faktura. Ovim projektom Salvia je također željela smanjiti količinu papira koje je potrebno ispisati i slati klasičnim putem prilikom obrade i isporuke narudžbi. Rješenje za navedeni problem tvrtka je pronašla u dodatnoj integraciji Anveo EDI Connect rješenja za prodaju i nabavu u Business Centralu. Na primjer, sada kada stigne narudžba, zahvaljujući međusobnoj suradnji navedenih rješenja, automatski se kreiraju prodajne narudžbe sa specifičnim cijenama za pojedinog kupca. Iste se narudžbe istovremeno procesuiraju prema skladištu koje priprema narudžbu za isporuku te sustav nakon obavljene isporuke automatski klijentu isporučuje račun. Više nije potrebno naprije procesuirati svaku narudžbu jer se one odvijaju automatski. S obzirom na to da Salvia dnevno zaprima nekoliko stotina takvih narudžbi, u tvrtki su željeli maksimalno izbjeći situacije gdje određeni djelatnik nešto treba provjeriti ili odobriti. Ako nema greške u sustavu, sada se sve odvija automatski i neometano. Ako nedostaje cijena ili određeni podatak, onda narudžba čeka da djelatnik preuzme i unese potrebne podatke. Salvia također sada ima standardiziranu platformu koja joj omogućuje da se novi dobavljači ili kupci postavljaju uz jednostavnu pomoć internog IT tima.
Salvia također posjeduje i renomiranu trgovinu delikatesnih prehrambenih proizvoda u Hrvatskoj. Prepoznatu kao izvor kvalitetnih i jedinstvenih proizvoda, trgovinu Bonkulović rado posjećuju gurmani iz Zagreba i okolice. Tijekom ovog projekta Salvia je odlučila da će integrirati i ovaj dio poslovanja sa svojom osnovnom djelatnošću distribucije i maloprodaje te se sada svi računovodstveni i maloprodajni podaci nalaze na istome mjestu što Salviji omogućava pregled stvarnog stanja na skladištu.Tijekom ovog projekta implementiran je i Microsoft Power BI koji se povezao s prodajom i zalihama kako bi se što bolje mogli analizirati artikli, prodaja, kupci, dobavljači i slično. Uz podatke o zalihama dohvaćenima iz Business Central rješenja, Salvia može analizirati zalihe pojedinih artikala i njihove lokacije u skladištu. Power BI sada Salviji omogućuje kreiranje nabavnih izvještaja prema podacima o prodaji i zalihama te analizu prodaje tijekom različitih razdoblja zbog čega je omogućeno bolje donošenje odluka u prodaji i nabavi. Uz povezanost Business Central rješenja i Power BI-ja, Salvia može provesti detaljnije analize troškova i marži koristeći razne parametre. Povrh svega, Salvia je odlučila implementirati i BE-ternine aplikacije za ljudske potencijale i obračun plaća kako bi zaista cjelokupno poslovanje bilo povezano u jedinstvenu platformu koja tvrtki omogućuje bolju suradnju i učinkovitije poslovanje.
Novo je ERP rješenje, Business Central, s malim doradama i dodatnim aplikacijama, transparentno. Korisnicima omogućava da u svega nekoliko klikova pronađu ključne podatke koji su im potrebni za pojedino razdoblje ili poslovno područje. Svaki put kada korisnik otvori Business Central aplikaciju, na radnoj ploči može pronaći pregled svih najbitnijih podataka. Na taj način postižu se velike uštede u vremenu tijekom rada. U bilo kojem trenutku upravitelji mogu provjeriti status svih isporuka ili pregled isporuka po određenom danu, tjednu ili mjesecu.
U konačnici, sve se poslovne operacije odvijaju glatko. Rad u skladištu brži je nego ikada prije i Salvia se može pripremiti za nepredviđene situacije. Primjerice, u vrijeme globalne pandemije izazvane virusom COVID-19 polovica radnika na skladištu se razboljela, a Salvia je, zahvaljujući novoj organizaciji procesa, uspjela riješiti sve zakazane narudžbe. Ovaj projekt i novo poslovno rješenje Business Central omogućili su također bolju organizaciju odjela nabave i prodaje. Manje je situacija kada se pogreške događaju jer djelatnici imaju manje mogućnosti za pogrešne interpretacije načina kako bi se posao trebao napraviti. Primjerice, računovođe imaju predloške za svaku vrstu troška te ne trebaju prilikom knjiženja odabirati broj konta. Sada djelatnik koji knjiži ulaznu fakturu bira predložak za ponavljajući redak nabave čime se značajno smanjuje broj pogrešaka prilikom unosa podataka. Svi djelatnici koji su imalo bili skeptični oko promjene i novog poslovnog rješenja sada su zadovoljni i bezbrižni jer im novo poslovno rješenje omogućava da bolje rade svoj posao.
"Proces implementacije novog ERP rješenja transformirao je našu tvrtku jer nam je omogućio da povežemo i optimiziramo sva područja našeg poslovanja. Implementacija je eliminirala upotrebu vanjskih izvora podataka, a sustav sada pruža potpunu transparentnost procesa u cijeloj organizaciji. To nas je učinilo bržima i preciznijima u svakodnevnom radu.U samo tri mjeseca od završetka projekta uočili smo značajna poboljšanja u brzini i točnosti tijekom obrade narudžbi i u skladišnom poslovanju. Vrijeme potrebno za pripremu istih pošiljki gotovo je prepolovljeno, a učestalost pogrešaka smanjila se za 95 %.Najbolja stvar kod Business Central rješenja jest činjenica da je izmamio osmjehe na lica naših zaposlenika kada su shvatili da su mnoge stvari koje su prije bile stresne i dugotrajne sada stvar prošlosti." Mirko Bašić, direktor, Salvia
"Proces implementacije novog ERP rješenja transformirao je našu tvrtku jer nam je omogućio da povežemo i optimiziramo sva područja našeg poslovanja. Implementacija je eliminirala upotrebu vanjskih izvora podataka, a sustav sada pruža potpunu transparentnost procesa u cijeloj organizaciji. To nas je učinilo bržima i preciznijima u svakodnevnom radu.
U samo tri mjeseca od završetka projekta uočili smo značajna poboljšanja u brzini i točnosti tijekom obrade narudžbi i u skladišnom poslovanju. Vrijeme potrebno za pripremu istih pošiljki gotovo je prepolovljeno, a učestalost pogrešaka smanjila se za 95 %.
Projekt implementacije ERP rješenja jedan je od najsloženijih projekata s kojima se tvrtke susreću. Prvi korak koji je ključan za uspjeh projekta jest usvajanje načina razmišljanja da će promjena donijeti poboljšanja. Drugi ključan korak izbor je pravog partnera u implementaciji poslovnog rješenja.
"BE-ternin tim i stručnjaci za Microsoft Dynamics 365 Business Central pomogli su nam da preispitamo sve poslovne procese. Iscrpno znanje konzultanata i njihova spremnost da detaljnije prouče specifičnosti našeg poslovanja omogućili su nam da ispunimo cilj koji smo si zadali, a to je bio prelazak na ERP rješenje u oblaku istovremeno razmišljajući o tome da se prilagodbe svedu na minimum." Mirko Bašić, direktor, Salvia
I na kraju, treći važan korak u uspješnoj implementaciji ERP rješenja jest da CEO ili generalni direktor tvrtke aktivno sudjeluje u projektu implementacije. Ovaj projekt dokazuje kako je upravo to bio jedan od glavnih razloga koji su osigurali da novo poslovno rješenje donosi velike koristi tvrtki. Nakon što je novo rješenje zaživjelo u Salviji, njezin direktor i dalje je glavni promotor ovog rješenja i osoba koja najbolje razumije sve preporuke i trikove u sustavu. Aktivna uključenost direktora u projekt implementacije pomaže mu da ima potpuni pregled i razumijevanje kako je određeno poslovno rješenje postavljeno i što sve može učiniti danas ili u budućnosti uz dodatna proširenja.
Jedan od sljedećih koraka za tvrtku bit će prelazak na euro koji će postati službena valuta u Hrvatskoj od 1. siječnja 2023. godine. Prelazak na novu službenu valutu predstavlja izazov za gotovo svaki ERP sustav jer gotovo svaki modul sadrži informacije o iznosima (glavna knjiga, zalihe, plaće i slično). Zato BE-terna priprema poseban alat koji će Salviji i ostalim klijentima omogućiti automatizaciju ovog procesa i značajno umanjiti mogućnosti pogrešaka prilikom promjene valute u sustavu. U budućnosti, Salvia planira proširiti postojeće Dynamics 365 Business Central rješenje uz pomoć odgovarajućih aplikacija dostupnih na Microsoft App Source. Tvrtka također u budućnosti planira pokrenuti webshop i povezati ju s postojećim Business Central rješenjem.
Prijavite se na naš newsletter i prvi saznajte informacije o novostima, poslovnim rješenjima i događanjima.
