Kontroling u potrazi za izgubljenom kontrolom - gdje započeti i kako uspjeti

Prvi izazov s kojim se kontroleri najčešće suočavaju veže se uz odabir rješenja koje najbolje odgovara njihovoj tvrtki. Na tržištu postoje brojni ponuđači koji nude različita rješenja koja možemo podijeliti na stack ponuđače i self-service rješenja.

SVE ZAPOČINJE POSTAVLJANJEM PRAVOG PITANJA

Jedan od vodećih svjetskih vođa u području Business Intelligence-a (tzv. BI) koristi se sloganom "It’s All About Asking and Answering the Next Question", što je zanimljiva smjernica kontroleru u kojem smjeru treba krenuti. Kontroleri žele dobiti odgovore na svoja pitanja na način da ne moraju čekati odgovor od IT odjela ili nekog drugog korisnika. Ukoliko poslovno rješenje omogućava kontroleru da pronađe odgovore na vlastita pitanja vezana za poslovanje, tvrtka je vjerojatno na dobrom putu za primjenu fleksibilnog rješenja. U procesu potrage, tvrtke se često odlučuju na raspisivanje natječaja kao prvog koraka u procesu odabira ponuđača. Ne radi se nužno o pogrešnom koraku, ali je činjenica da se upitnici na natječaju najčešće fokusiraju na tehničke značajke rješenja, a ne na poslovne potrebe tvrtke.  

 "Svako moderno BI rješenje za kontroling mora biti fleksibilno i tehnički kvalitetno. Međutim, uvođenje BI rješenja za kontroling u tvrtku je poslovni projekt i kao takav zahtijeva validaciju korisnika. "

SLJEDEĆI KORAK: DOKAZ KONCEPTA

Fleksibilnost BI rješenja za kontroling najbolje se može dokazati kroz pilot projekt čiji je cilj da u nekoliko dana riješi analitički problem korisnika.

 "Zbog izravnog kontakta s korisnicima pilot projekt se u procesu izbora rješenja pokazuje kao optimalan pristup.“

BALANS IZMEĐU POTREBA I ŽELJA

Naravno, pravi izazov započinje tek nakon odabira rješenja. Glavni zadatak kontrolera je definirati cilj implementacije BI rješenja. To je najčešće zadatak da se iz teško preglednih skupova neobrađenih podataka kreiraju razumljive i konkretne informacije. Najčešća zamka BI projekata specijaliziranih za kontroling jest što se opseg projekta definira kao lista izvještaja koje korisnik treba isporučiti dok bi u stvarnosti opseg trebao biti popis poslovnih procesa koji se trebaju optimizirati i ubrzati. Tipični procesi u kontrolingu na koje BI projekt najviše utječe su alokacija troškova, definicija i održavanje poslovnih pravila i definicija različitih P&L izvještaja, veza između sintetičkih GL podataka i detaljne analitike, naknadna knjiženja nakon zatvaranja mjeseca itd.

 "Iskustva implementatora s uspješnih projekata pokazuju da je agilni pristup implementaciji BI projekta vrlo učinkovit način upravljanja promjenama."

UPRAVLJANJE PROMJENAMA I UKLJUČIVANJE KRAJNJIH KORISNIKA OD SAMOG POČETKA

Upravljanje promjenama je često zapostavljeno na projektima implementacije BI rješenja, pa se često usredotočuje na tehnička pitanja, izvještaje, kolone, grafikone i tablice. Ipak, ljudski čimbenik predstavlja najveći rizik za BI projekte. Uspješnu implementaciju osigurat ćete kroz rad s korisnicima, njihovo obučavanje te upravljanjem promjenama. Prisutnost same tehnologije i menadžment koji je svjestan važnosti tehnologije, dva su nužna preduvjeta za provođenje bilo kakvih promjena. Ipak bez uključivanja krajnjih korisnika u projekt i mijenjanja ustaljenih načina razmišljanja, takvi su projekti osuđeni na propast.

"Glavni zadatak kontrolera je definiranje ciljeva implementacije BI rješenja."

AGILNI PRISTUP - NAJBOLJI RECEPT ZA USPJEH

Gore navedeni agilan pristup implementaciji ključna je metoda za rješavanje ovih izazova. U agilnom pristupu, klijent uvodi BI rješenje u jednom odjelu, a zatim prebacuje promjenu na mali broj ključnih korisnika. Jednom kad ti korisnici mogu vidjeti prednosti u svakodnevnom radu, načelo uzorka koristi se kako bi utjecalo na druge zaposlenike kako bi se mogli brže i lakše prilagoditi promjenama.

POSLOVNI KORISNICI NEOVISNI OD IT ODJELA I OBRNUTO

Nakon što se uspješno implementira BI rješenje u tvrtki, korisnici koji su se prilagodili promjenama mogu koristiti tehnologiju za brže donošenje kvalitetnijih odluka. Osim toga, suradnja između poslovnih korisnika i IT odjela dobiva sasvim novu dimenziju u kojoj svatko ima jasno podijeljene zadatke. IT više ne treba trošiti vrijeme na pripremu izvještaja već se može usredotočiti na kontrolu točnosti i kvalitete podataka u sustavima.

 "Poslovni korisnici, s druge strane, mogu samostalno analizirati podatke i donositi odluke."

A ŠTO S POVRATOM NA INVESTICIJU?

Analiza ROI-a u BI projektu je tema koja se često izbjegava pod izgovorom da je nemoguće mjeriti povrat ulaganja. Ono što kontroler treba shvatiti jest da postoje različita poslovna područja gdje rezultati uspješne implementacije BI rješenja specijaliziranog za kontroling mogu biti vrlo vidljivi i mjerljivi.

 "Prva vrsta ROI-a koju tvrtka može mjeriti jest sposobnost analize podataka svaki dan koristeći smartphone, što je osobito važno s gledišta CFO-a i važna korist u usporedbi s čekanjem 20. dana narednog mjeseca kako bi imao spremne podatke. "

Ključne koristi iz perspektive kontrolera su manje vremena provedenog na pripremi i modeliranju podataka, kraćim revizijskim razdobljima i kraćem zatvaranju mjeseca ili godine te potpuna kontrola nad prilagodbom procesa i preraspodjelom troškova.

Nekolicina naših klijenata je na temelju analiza koje su povezivale podatke o njihovom poslovanju s podacima o tržišnim udjelima i analizi konkurenata, donosila strateške poslovne odluke kao što su promjena portfelja ili uvođenje novih proizvoda što im je omogućilo rast tržišnog udjela. 

Konačno, ROI se također može mjeriti na operativnoj razini, gdje postoji nekoliko specifičnih primjera ovisno o industriji. Neki od primjera su optimizacija transportnih ruta, analiza osjetljivosti cijena i politika cijena, analiza upravljanja zalihama u maloprodaji, veleprodaji i distribuciji ili upravljanje rizikom i upravljanje portfeljem proizvoda u financijskim institucijama.

VISOKA RAZINA SURADNJE JE PREDUVJET USPJEHA

Gore opisani koraci nisu recept za uspješno upravljanje BI projektima, ali pružaju dobar uvid u ključne korake za ljude koji se po prvi puta susreću s ovakvim izazovima. Bez obzira na razinu iskustva, suradnja između klijenta i implementatora na takvim projektima mora biti na visokoj razini, jer je dobra suradnja osnovni preduvjet za uspješan projekt.