Implementering af Utilities and Infrastructure Management-løsningen fra et projektperspektiv

Projektimplementering, der er specifik for forsynings- og infrastrukturselskaber

Kunder fra samme branche kræver normalt de samme tilpasninger. Derfor reducerer en løsning som Utilities and Infrastructure Management (UIM), der har de nødvendige funktioner, behovet for yderligere tilpasninger. Det gør det lettere at styre implementeringsprojekterne, og færre tilpasninger gør projektet mere enkelt i næsten alle faser af implementeringen, mere standardiseret, billigere, hurtigere og mindre risikofyldt.

Når vi har sammenlignet vores tidligere projekter før UIM med nyere projekter har vi kunnet se en markant reduktion i varigheden. Med det store antal tilpasninger varede implementeringsprojekterne ofte ca. to år. Nu er tidsforbruget reduceret til ca. et år, fordi kunderne vælger UIM. 

Alt i alt kan Utilities and Infrastructure Management-løsningen øge implementeringshastigheden med helt op til 80 %, 

og det betyder, at hvis forsynings- og infrastrukturselskaber vælger at anvende standard-Dynamics 365 med skræddersyet implementering, vil det tage i gennemsnit næsten et år længere at implementere, end at vælge Dynamics 365 Finance and Operations and UIM som brancheløsning (tilføjelse).

Utilities and Infrastructure Management-løsning – testet, driftssikker og altid opdateret

Hvor implementeringsprojekter normalt slutter i løbet af de første to til tre måneder efter udrulningen af det nye system, er selve produktionssystemets livscyklus kun begyndt. Med introduktionen af Microsoft Dynamics 365 med dens regelmæssige nye frigivelser og strenge opdateringspolitik, hvor kunderne ikke må sakke bagud i forhold til den aktuelle version, har Microsoft gjort systemvedligeholdelsen lettere i kraft af, at kunderne altid benytter den mest driftssikre og sikre version. Samtidig er det dog også noget mere kompliceret, idet tilpasninger skal testes ved hver eneste nye frigivelse af D365 – dette kendes som 'One Version'.

Når kunderne bruger UIM, har de færre tilpasninger at teste, og de kan stole på, at UIM arbejder gnidningsfrit sammen med Dynamics 365-opdateringerne, idet BE-terna tager sig af UIM's kompatibilitet med alle D365-frigivelser. Desuden modtager kunderne også fejlrettelser, forbedringer og nye funktioner med nye UIM-frigivelser.

Sådan overholder du budgettet og tidsplanen med store ERP-implementeringsprojekter – fem regler for succesrig ERP-implementering i forsynings- og infrastrukturselskaber

Ved at lære af vores tidligere projekter har vi været i stand til at identificere fem vigtige aspekter, der skaber succesrige implementeringer.

1.  Definer forretningsmål fra begyndelsen

Vi anbefaler, at du identificerer de vigtigste årsager til dit behov for et nyt ERP-system. Ledelsen skal sætte klare mål og sende dem videre i organisationen, uanset om det handler om forenkling eller opdatering af forretningsprocesser, at anvende standardløsningen så meget som muligt, mere detaljerede rapporter eller opfyldelse af lovkrav etc. Disse mål vil være uvurderlige under implementeringen, idet de kan være et særdeles effektivt redskab til at styre uden om faldgruberne i tilpasningen af systemet, håndtering af ændringsanmodninger eller de modsatrettede interesser i forbindelse med et nyt system.

2.  Detaljeret analyse og design

Det, der defineres i den første fase af projektet, vil blive anvendt som input senere hen. Ved at sikre et tilstrækkeligt detaljeniveau i denne fase får projektet et sundt fundament. Alt, der bliver overset, vil dukke op senere i form af ændringsanmodninger, der potentielt kan medføre øgede omkostninger og øget omfang og varighed. Det er især vigtigt i forbindelse med store projekter, hvor yderligere omkostninger og forsinkelser kan blive overvældende.

3.  Begræns tilpasninger

Standardudgaven af den nye løsning vil aldrig kunne tilfredsstille alle krav, og den vil ikke være identisk med det gamle system. Virksomhederne står derfor ofte over for at skulle vælge mellem at tilpasse standardløsningen eller ændre deres forretningsprocesser, så de passer til standardløsningen. Det er vores erfaring, at det kun i sjældne tilfælde giver mening at vælge at tilpasse. At vælge standardløsningen, hvor det er muligt, og ændre processerne frem for løsningen har vist sig at være afgørende for succesrige implementeringer. Tilpasninger bør kun anvendes til de mest kritiske og ikke-modificerbare dele af processerne. På denne måde undgår virksomhederne talrige tilpasninger med begrænset merværdi, der, i takt med at de hober sig op, øger varigheden af og udgifterne til implementeringen og muligvis vil øge udgifterne til vedligeholdelse senere hen. Hvis standardløsningen ikke kan understøtte dele af forretningsprocesserne, er det bedre at vælge udvidelser af standardløsningen end at gå efter tilpasninger.

4.  Håndter forandringer på en seriøs måde

Det er en udfordring for enhver virksomhed at udskifte et ERP-system, men jo større virksomheden er, jo større er udfordringen. En succesrig implementering og senere ibrugtagning af det nye system vil i høj grad afhænge af, hvor godt en virksomhed kan håndtere forandringer. Der vil blive ændret i forretningsprocesser, rapportering, medarbejderroller og ansvar, anvendelse af det ny system etc. Det kræver en stor indsats at hilse forandringer velkomne i en organisation. Nogle virksomheder vælger endda at hyre forandringseksperter til at guide sig gennem processen.

5.  Oprethold kundeengagement fra projektets begyndelse til dets afslutning

Kundens medarbejdere, der deltager i implementeringsprojekter, har ud over deres daglige ansvar også forskellige projektopgaver. Det kan forekomme, at modstridende forpligtelser reducerer den tid, som medarbejderne kan bruge på projektet. Vi ved, at ERP-implementeringsprojekter kræver kundeinput i hver eneste fase, så det kan påvirke projektet negativt i forhold til øget varighed, manglende input til yderligere arbejde, fejlkommunikation etc. 

Det er en af projektledernes vigtigste opgaver at sørge for, at de fremtidige brugere er engagerede.

Hvis du er interesseret i at vide mere om de typiske projektimplementeringsfaser, kan du læse min blog om ERP-implementering fra et projektperspektiv, hvor jeg beskriver og forklarer hver enkelt fase i processen på en mere detaljeret måde.