Moderne ERP-systemer: Forretningsværdi og fordele

Tiden før cloud

Hvad var standarden for virksomhedssystemer i tiden før cloud?

Microsoft sluttede sig til markedet for virksomhedssystemer i 2002 med opkøbet af Navision og Axapta. Navision, der nu går under navnet Dynamics 365 Business Central, henvendte sig hovedsageligt til mindre virksomheder, mens Axapta, der som i dag kaldes Dynamics 365 for Finance and Operations, primært henvendte sig til større virksomheder. På trods af forskellene mellem de to løsninger har de også en del fællesnævnere, der er genkendelige for de fleste traditionelle virksomhedsløsninger:

• Implementering på egen infrastruktur (eller på datacenterinfrastruktur).
• Måden der bliver justeret på – Justeringer er en integreret del af enhver implementering, da standardfunktionerne sjældent opfylder alle kundens behov. I de traditionelle løsninger betød justeringerne ofte en direkte ændring af leverandørens standardprogramkode (Som i vores tilfælde er Microsoft).
• Systematisk tilgang til implementeringen – Det var ofte en sekventiel gennemgang af individuelle faser (Også betegnet som vandfaldsmetoden) – hvor faserne byggede ovenpå hinanden: analyse, design, udvikling, afprøvning, træning, overgang til produktion.
• Opgraderinger og hele applikationens livscyklus – En ny version blev som regelt introduceret over en to årig periode. Det medførte store forandringer, både i forhold til datastruktur og selve teknologien. Det blev svære og svære at omstille til en ny version, i takt med at der blev justeret mere og mere.

Dynamics 365-virksomhedsløsninger

Microsoft Dynamics 365 tilbyder i dag Business Central og Finance and Supply Chain inden for virksomhedsløsninger samt et hav af andre Dynamics 365 programmer. Begge løsninger er udviklet med udgangspunkt i at være cloud-baseret, hvilket løser mange af de hovedpiner, der er forbundet med implementeringen af de traditionelle virksomhedsløsninger. Der er dog også nogle ting som både leverandøren og kunden som skal være opmærksomme på med implementeringsmetoden. Ting som : 

Infrastruktur

Det siger sig selv at infrastruktur vil være et område der bliver berørt.

Med cloud-løsninger behøver vi ikke længere tænke over systemkrav til hardware og software, der sikrer en problemfri drift. Vi behøver heller ikke tænke over system- og softwareopdateringer. Vi behøver ikke engang at bekymre os om scenarier hvor tilgængeligheden til systemet er usikkert, backup-kopier og den slags... Med udgangspunkt i telemetri kan vi skaffe os den information om vores systems tilstand. 

Cloud-infrastruktur gør det nemt at oprette miljøer med forskellige formål, som development, test, performancetests osv., hvilket er en stor fordel i forhold til lokal implementering (supplerende miljøer i cloud-infrastrukturen er selvfølgelig forbundet med ekstra udgifter).

Det er vigtigt at understrege, at Dynamics 365 ERP-løsninger også kan installeres på lokal infrastruktur - dog øger det markant kompleksiteten. Er det tilfældet, skal leverandøren udarbejde en detaljeret strategi for kravene til hardware, system og software. Der skal også etableres vedligeholdelses- og opdateringsmekanismer for at sikre en vedvarende support. 

Justeringer

En vigtig erfaring fra leverandører af traditionelle ERP-løsninger var, at kunderne ofte havde svært ved at beslutte, om de skulle opgradere til nyere versioner. Det skyldtes hovedsageligt bekymringer over mængden af justeringer det potentielt ville medføre. Jo mere tilpasset løsningen var, jo større indsats ville opgraderingen kræve. 

Vi endte tit ud i, at vi ikke længere talte om opgradering, men mest om en genimplementering. 

En af de primære funktioner i alle cloud-tjenester er konstante opdateringer og tilføjelse af nye funktioner – der er stort set opdateringer hver eneste måned. Det var nødvendigt med en grundlæggende ændring af måden at foretage tilpasninger på for at kunderne nemt kunne implementere nye versioner af deres løsning selv. Før i tiden var det muligt at ændre den grundlæggende standardkode, som leverandøren sørgede for, men det er ikke længere tilfældet med cloud-løsninger. Der blev derfor indført en ny model, hvor leverandøren ikke længere har mulighed for at ændre standardkoden, men kan i stedet skrive sin egen kode – en såkaldt udvidelse – forudbestemte steder i programkoden (også kaldet udvidelsespunkter). Når leverandøren udskifter sin standardkode og ikke foretager store ændringer (f.eks. ved at fjerne visse datastrukturer, software artifacts osv.), fungerer de eksisterende udvidelser med den nye opdatering på samme måde som før opdateringen (Forestil dig når en bærbar computer udskiftes, så fungerer alle USB-enheder som før, og en ændring af standarden ville selvfølgelig være en stor ændring). Det betyder dog at det bliver det mere kompliceret af foretage justeringer.

På den anden side er der en "low-code-udviklingsplatform", kendt som Power Platform, der indeholder PowerBI, PowerApps, PowerAutomate etc. Med de tjenester er det muligt at udvikle hurtige løsninger på områder som "selvbetjenings-business intelligence", app-udvikling og automatisering. 

Metode

Den moderne Dynamics 365-pakke opdateres godt og vel hver måned. Der bliver for tiden gjort op med de store altomspændende løsninger, og de cloud-baserede løsninger er ved at overtage deres plads. Med dette sving i almen praksis er det svært at forestille sig de gamle metoder kan hamle op med cloud-løsninger. Som en reaktion på opgørelsen har Microsoft foreslået en metodetilgang ved navn CRP (Conference Room Pilot), der er en blanding af vandfaldsmetoden og den fleksible tilgang. 

Metoden omfatter følgende trin:

• Fleksibel forberedelse af den indledende opgavebeskrivelse (backlog items)
• Opstilling af milepæle i form af CRP-workshopper
• Løbende implementering af CRP-faser (hver CRP-fase består af en kortfattet analyse, design, development, test; fremskridt sker samtidig efter alle projektaktiviteter fra indstillinger, tilpasninger, integrationer, migrationer…)
• Træning
• Test
• Overgang til produktion

De største fordele ved tilgangen er:

• Involvering af kunden fra projektets begyndelse til dets afslutning
• Overblik over fremskridt og om der skal korrigeres løbende
• Kontinuerlig feedback fra brugerne
• Justering af behovene i henhold til trinvise leveringer (Behov ændres ofte i løbet af selve implementeringen), hvilket resulterer i en hurtigere implementering.

Systemslivscyklus

I de traditionelle løsninger var vi ofte vant til komplet autonomi af både kodningen og installationen af systemrettelser, men det er anderledes i cloud-løsninger. I forbindelse med Dynamics 365 Finance and Operations er administrationen af systemslivscyklussen kun tilgængelig via samarbejdsportalen LCS (Lifecycle Services). I forhold til cloud-løsninger betyder det, at opdatering af produktionsmiljøet udføres af Microsoft som del af deres rutinemæssige tjenester. Både kunden og leverandøren har kun adgang til systemet via et user interface. Før havde man nem adgang til data, kunne installere rettelser og udføre småjusteringer osv. Disse muligheder er nu helt fjernet. Der er nu en procedure, der præcist beskriver trinnene til installation af en ny pakke i produktion, f.eks. er test i et sandkassemiljø en forudsætning. 

Tests med backup fra automatiserede tests er nu vigtigere end nogensinde, da der ikke er råd til, at systemet fejler som følge af utilstrækkelige tests. 

En stedsegrøn løsning

Opdateringerne omfatter vedvarende tilføjelse af egenskaber og funktioner. Til Dynamics 365 for Finance and Supply Chain har kunden 8 årlige opdateringer og skal mindst to skal godkendes om året, hvilket i praksis betyder, at man kan skippe tre opdateringer i træk. Desuden er kritiske rettelser altid tilgængelige til den forrige version (dvs., at hvis den nyeste version er 10.0.6, er der adgang til kritiske rettelser til version 10.0.5). 

Derved har kunden altid den seneste opdatering, der indbefatter alle kendte kritiske rettelser og de nyeste egenskaber og funktioner.

Det betyder selvfølgelig at vi som leverandører er nødt til at kunne godkende opdateringer flere gange om året og sikre, at alle udvidelserne fungerer korrekt. Igen – automatiserede tests spiller en vigtig rolle.

I tilfælde af en cloud-løsning må vi heller ikke glemme, at vi taler om en all-inclusive-service, hvilket betyder opdatering af både systemet og softwaren.

Der er forskel på implementering i clouden og lokalt on-premise – med en lokal implementering får kunden mere fleksibilitet (og mere ansvar for at tage vare på deres system), men det er ikke muligt uden rutinemæssige opdateringer.