Vi ger dig resultat. Starta din digitala omvandlingsprocess nu och upptäck möjligheterna för ert företag i morgon.
Vi erbjuder skräddarsydda lösningar för din bransch.
12 min read • Feb 12, 2024
Vad är ERP-implementering?
Ett ERP-system sammanför olika affärsfunktioner som ekonomistyrning, personaladministration, försäljning och tillverkning för att öka produktiviteten och effektiviteten. ERP-implementering är en metod för att planera, konfigurera och lansera ett ERP-system. Detta tar vanligtvis några månader och är lite komplicerat eftersom ett ERP-system hjälper till med och automatiserar många olika uppgifter.
För en framgångsrik implementering måste organisationen tydligt säga vad den vill, ändra processer för att passa systemet, konfigurera ERP-systemet för att stödja dessa förändringar och testa det väl innan det ges till användarna. För att lyckas genomföra dessa steg i tid krävs noggrann planering och en strukturerad, stegvis strategi för implementeringen.
Den optimala tidpunkten för en ERP-implementering beror på flera faktorer som är specifika för just din organisation. Bedöm om företaget är redo för förändring, anpassa implementeringen till strategiska mål och befintliga system samt kontrollera att det finns resurser för att underlätta en sömlös övergång.
10 steg till implementering av ERP:
1. Förstå era behov:
Att känna till motiven bakom behovet av ett affärssystem är en viktig första fas för att effektivt kunna implementera ett skräddarsytt affärssystem för ditt företag. Det handlar om att analysera de utmaningar som organisationen står inför och avgöra hur en ERP-lösning kan hantera och övervinna dessa problem.
Samla ett team av personer som är bra på att prata med varandra och som verkligen är engagerade i att projektet ska bli framgångsrikt. Detta team kommer att leda projektet och se till att det går bra.
2. Bedömning och val av affärssystem
Att välja rätt ERP-lösning är en viktig aspekt av den övergripande processen. ERP-rekommendationen är beroende av faktorer som bransch, affärskrav och systempreferenser. Ett viktigt övervägande i denna beslutsprocess är huruvida ett lokalt ERP-system eller ett molnbaserat ERP-system är mer lämpligt.
Många organisationer kanske inte har den interna expertis och erfarenhet som krävs för en framgångsrik ERP-implementering. Då är det klokt att överväga att anlita en ERP-konsult som kan vägleda er genom implementeringsprocessen. Detta proaktiva steg kan bidra till att minska potentiella utmaningar och tidsspillan, så att du kan koncentrera dig på andra viktiga uppgifter.
3. Sätt upp tydliga mål och syften
Börja med att ta reda på och räkna de resultat du vill uppnå med ditt ERP. Sätt upp tydliga mål för vad du vill uppnå. Var specifik med vad du behöver från din ERP-lösning. Gör en plan för hur lång tid det kommer att ta och hur mycket pengar du kan spendera för att se till att allt går bra när du tar systemet i bruk.
4. Gör dig redo för transformation
Att införa ett nytt ERP-system innebär en betydande förändring för ett företag, särskilt om det är första gången man implementerar ett sådant system. Det är viktigt att vara transparent gentemot medarbetarna under hela processen och att involvera dem när det är möjligt. ERP-övergångar innebär inte bara anpassning till ny teknik utan också omformning av organisationskulturen.
5. Systemkonfiguration
Detta är en avgörande fas i ERP-implementeringen som innebär att systeminställningarna anpassas till både tekniska specifikationer och affärskrav. I detta steg anlitas ofta en partner eller leverantör som har omfattande erfarenhet av systemet.
Tydliga och väldokumenterade krav är avgörande för att processen ska bli framgångsrik och effektiv, med tanke på de många olika konfigurationsinställningarna i ERP-systemen, som alla skräddarsys efter specifika behov snarare än efter en universallösning.
6. Migrera data på ett effektivt sätt
Kontrollera och korrigera informationen för att se till att den är korrekt. Innan du flyttar data till ett nytt system bör du ta bort all gammal information eller information som inte längre behövs. Detta bidrar till att överföringen går smidigt och att det nya systemet får rätt data.
7. Grundlig testning
Testning är en viktig del av implementeringsprocessen och bör helst genomföras samtidigt som funktionerna implementeras för att snabbt kunna åtgärda eventuella problem och förhindra förseningar fram till projektets slut. Ett annat strategiskt tillvägagångssätt är att schemalägga testsessioner före större milstolpar som en tillfällig åtgärd. När startdatumet närmar sig blir användartesterna avgörande, eftersom de visar att affärssystemet är fullt konfigurerat och att alla större problem har lösts.
Detta skede utgör en av de sista möjligheterna att säkerställa att de specificerade kraven uppfylls, att data är korrekta och att de ursprungliga affärsmålen uppnås. Regelbundna dagliga möten hålls ofta för att snabbt bedöma problem som identifierats under användaracceptanstester, eftersom stora problem kan försena go-live-fasen. Följaktligen fokuserar projektteamet främst på att ta itu med kritiska frågor för att säkerställa en smidig övergång.
8. Utbilda ditt team
När testerna har slutförts och eventuella fel har åtgärdats är affärssystemet redo för driftsättning och användarna kan börja använda det. Som förberedelse inför go-live-fasen har projektteamet till uppgift att utbilda alla systemanvändare, inklusive anställda och eventuella tredje parter som arbetar med ERP-systemet.
Utbildningsteamet påbörjar vanligtvis utvecklingen av utbildningsmaterial i god tid innan systemet är redo att tas i bruk. De experter som arbetar med ERP-installationen bör helst kontrollera utbildningsmaterialet för att se till att det stämmer överens med hur systemet är tänkt att fungera. Detta kan dock vara en utmaning, eftersom dessa experter också kan behöva ta itu med problem i sista minuten som identifierats under användaracceptanstestningen.
9. Kontinuerligt systemstöd
När den inledande supportfasen har avslutats och systemet fungerar utan problem tar ett särskilt team över ansvaret för användarsupporten. Detta team fortsätter att ansvara för fortlöpande utbildning av anställda, besvara förfrågningar och genomföra nödvändiga konfigurationsändringar. Större justeringar eller införande av nya funktioner bör dock undvikas om det inte anses absolut nödvändigt.
Denna fas kan också innebära att man lägger grunden för den efterföljande fasen i ERP-projektet. Uppgifterna kan omfatta identifiering av nödvändiga förbättringar, hantering av korrigeringar som är för omfattande eller riskabla för snabb implementering samt införlivande av nya moduler eller ny programvara. Till exempel kan den inledande fasen koncentreras på ekonomi och lagerhantering, medan den efterföljande fasen inriktas på HR och försäljning.
10. Utvärdering av framgångsmått
Kontrollera om projektet är framgångsrikt genom att titta på viktiga mätningar som är kopplade till det du ville uppnå. Tänk på aspekter som hur mycket pengar det kostade, om du fick en bra avkastning på din investering, om antalet misstag minskade och om saker och ting fungerar mer effektivt.
Vanliga misstag och lösningar:
Styr bort från gamla metoder: Satsa på att effektivisera era affärsprocesser i stället för att förlita er på föråldrade metoder. Se till att implementeringen av ERP förbättrar de operativa arbetsflödena och förhindrar att föråldrade och ineffektiva metoder fortsätter att användas.
Få stöd från högsta ledningen: Engagera de högsta cheferna tidigt i processen och be om deras engagemang och stöd. Detta proaktiva tillvägagångssätt säkerställer att ledarna förstår och stöder de kommande förändringarna under hela implementeringsfasen.
Veta vad du behöver: Det är viktigt att vara tydlig med vad du vill ha ut av ditt affärssystem. På så sätt undviker du att skaffa extrafunktioner som inte är användbara för ditt företag. Genom att tydligt förklara dina behov säkerställer du att systemet passar perfekt med vad ditt företag vill uppnå. På så sätt får du ut mesta möjliga av ditt affärssystem, som är skräddarsytt specifikt för dina mål och syften.
Tänk på framtiden: Förbered dig för framtiden genom att ta hänsyn till potentiella förändringar, t.ex. uppgraderingar eller expansion av företaget. Genom noggrann planering ser du till att ditt affärssystem förblir användbart och stöder ditt företag när det förändras och växer. Att tänka på framtida behov lägger grunden för ett affärssystem som förblir flexibelt och användbart i takt med att företaget utvecklas.
Leta efter prisvärda alternativ: Om kostnaden för att installera ett affärssystem på kontoret är för hög kan du utforska mer budgetvänliga alternativ som molnlösningar eller lösningar med öppen källkod. På så sätt kan du hantera kostnaderna på ett bra sätt och hålla dig till din budget samtidigt som du får fördelarna med ERP-tekniken. Genom att tänka på dessa budgetvänliga alternativ kan du se till att ditt företag kan använda ett ERP-system utan att det går ut över den finansiella stabiliteten.
Var realistisk när det gäller tid och pengar: Ha realistiska förväntningar på den tid och de resurser som krävs för en framgångsrik implementering. Undvik frestelsen att stressa fram beslut, eftersom förhastade val kan äventyra kvaliteten på hela processen. Genom att inse hur viktigt det är att ha tillräckligt med tid och resurser ser du till att få en komplett och framgångsrik implementering som matchar ditt företags mål. Att ta sig tid att planera och genomföra varje steg på ett genomtänkt sätt bidrar till den övergripande framgången för ERP-implementeringen.
Den bästa implementeringsmetoden för ERP beror på olika faktorer, och det finns inget svar som passar alla. Olika organisationer kan ha framgång med olika tillvägagångssätt baserat på deras specifika behov, resurser och omständigheter. Här är två vanliga implementeringsmetoder:
1. Fasindelad implementering:
Detta tillvägagångssätt innebär att ERP-systemet rullas ut i olika steg eller faser. Varje fas fokuserar på specifika moduler eller funktioner.
Fördelar:
Möjliggör en gradvis övergång, vilket minskar påverkan på den dagliga verksamheten.
Ger tidiga vinster och fördelar i takt med att varje fas slutförs.
Lättare att hantera och anpassa baserat på feedback under varje fas.
2. Big Bang-implementering:
I en big bang-strategi implementeras hela ERP-systemet på en gång och organisationen övergår till det nya systemet plötsligt.
Snabb implementering med ett tydligt och definierat go-live-datum.
Omedelbar tillgång till alla systemfunktioner.
Enhetliga processer och data i hela organisationen.
Att välja rätt metod:
Överväganden:
Organisationens storlek: Större organisationer kan luta sig mot en stegvis implementering, medan mindre organisationer kan välja en "big bang".
Tillgängliga resurser: En stegvis implementering möjliggör bättre resurshantering.
Omfattning och komplexitet: ERP-systemets komplexitet och funktionernas omfattning kan påverka vilken metod som väljs.
Organisationskultur: Organisationskulturens förmåga att anpassa sig till förändringar kan påverka vilken implementeringsmetod som föredras.
Viktiga rekommendationer:
Bedöm behoven: Förstå organisationens specifika behov och begränsningar.
Engagera intressenter: Involvera viktiga intressenter i beslutsprocessen.
Rådfråga experter: Sök vägledning från ERP-experter eller konsulter med erfarenhet av liknande sammanhang.
1. Omfattning och komplexitet:
Tidsplanen för implementeringen av ett affärssystem påverkas av faktorer som systemets storlek, komplexitet och omfattningen av de funktioner som ska införas. Större och mer komplicerade implementeringar tar i allmänhet längre tid.
2. Krav på personalisering:
Den nivå av anpassning som krävs för att matcha affärssystemet med organisationens specifika processer och behov kan påverka hur lång tidimplementeringen tar. Mer anpassade lösningar kan kräva ytterligare tid för både design och implementering.
3. Migrering av data:
Processen att migrera data från befintliga system till den nya ERP-lösningen är en avgörande faktor. Volymen och komplexiteten hos data, liksom den noggrannhet som krävs, kan påverka tidslinjen för implementeringen.
4. Utbildning av användare:
Adekvat utbildning för slutanvändarna är avgörande för en smidig övergång. Den tid som investeras i utbildningssessioner och i att säkerställa användarkompetens bidrar till den övergripande tidslinjen för implementeringen.
5. Tillgängliga resurser:
Hur snabbt implementeringen går beror på tillgången till både interna och externa resurser, inklusive ERP-experter och projektgruppsmedlemmar.
6. Implementeringsmetodik:
Den valda implementeringsmetoden, t.ex. en stegvis utrullning eller en big bang-implementering, kan påverka den totala tidsåtgången. Varje metod har sina egna överväganden när det gäller tidshantering.
7. Organisationens beredskap:
Det är avgörande hur redo organisationen och dess personal är för de förändringar som ERP-systemet medför. Ett väl förberett och engagerat team bidrar ofta till en mer effektiv implementering.
Med tanke på dessa faktorer kan implementeringen av ERP ta allt från några månader till över ett år, medan mindre implementeringar kan slutföras snabbare. Det är viktigt att organisationer har realistiska förväntningar, planerar noggrant och kommunicerar transparent under hela implementeringsprocessen.
Slutsats:
Att använda ERP gör ditt arbete bättre hela tiden. Att börja med ERP är bara början. Det är viktigt att se det som något som hela tiden förändras i takt med att företaget växer, marknaderna förändras och tekniken blir bättre.
Se till att de som använder affärssystemet fortsätter att vara en del av processen. På så sätt blir ditt ERP-system bättre och bättre och hjälper dig att hantera data för din framgång. Vårt team finns här för att hjälpa dig i varje steg. Vi är redo att arbeta med ditt team och se till att din ERP-implementering går smidigt och blir framgångsrik.
Intressanta fallstudier
JAKO AG: Med teamwork till ett framgångsrikt ERP-projekt
Om du har några frågor eller vill ha mer information, tveka inte att kontakta oss!
