Vi tilbyr løsninger tilpasset din bransje. Velg din bransje og lær hvordan vi kan bidra til å transformere virksomheten din.
6 min read •
Implementeringstrinnene for de fleste ERP-prosjekter består vanligvis av disse fasene, uavhengig av bransje: analyse og design, utvikling, opplæring, testing og utrulling.
Det som varierer fra bransje til bransje, er i hvor stor grad standardløsningene må tilpasses. Selv om standard D365 kan være et godt alternativ for bedrifter i enkelte bransjer, viser vår erfaring at implementering for leverandører av offentlige tjenester krever betydelige tilpasninger.
Kunder fra den samme bransjen trenger vanligvis lignende tilpasninger. Derfor vil en løsning som UIM (Utilities and Infrastructure Management), som har den nødvendige funksjonaliteten, redusere behovet for ytterligere tilpasninger. Det gjør det enklere å styre implementeringsprosjekter, og med færre tilpasninger forenkles prosjektet i nesten alle faser av implementeringen, slik at det blir mer standardisert, mindre kostbart, raskere og innebærer færre risikoer.
Vi har sammenlignet nylige prosjekter med prosjekter fra før UIM ble tilgjengelig, og vi ser at varigheten har blitt betydelig redusert. Med alle tilpasninger tok implementeringsprosjekter ofte omtrent to år. I det siste har dette blitt redusert til rundt ett år fordi kundene har bestemt seg for å bruke UIM.
Løsningen for offentlige tjenester og infrastruktur kan øke implementeringshastigheten med opptil 80 prosent.
Det betyr at hvis bedrifter innen offentlige tjenester og infrastruktur bestemmer seg for å bruke standard Dynamics 365 med tilpasset implementering, vil implementeringen i gjennomsnitt vare i ett år lenger enn hvis de velger Dynamics 365 Finance and Operations og UIM som bransjeløsning (tillegg).
Løsning for offentlige tjenester og infrastruktur – testet, pålitelig og alltid oppdatert
Selv om implementeringsprosjekter vanligvis avsluttes innen to eller tre måneder etter at det nye systemet blir rullet ut, har livssyklusen for selve produksjonssystemet knapt begynt. Med Microsoft Dynamics 365 med regelmessige nye versjoner og strenge retningslinjer for oppdateringer, som kundene ikke kan velge bort, har Microsoft forenklet systemvedlikeholdet, siden kundene alltid har den mest pålitelige og tryggeste versjonen. Men samtidig er det også noe vanskeligere, siden tilpasninger må testes med hver nye versjon av D365 – dette kalles «én versjon».
Med UIM får kundene færre tilpasninger som må testes, og de kan stole på at UIM kommer til å fungere sømløst med Dynamics 365-oppdateringer, siden BE-terna tar seg av UIMs kompatibilitet med D365-versjoner. Med nye UIM-versjoner får kundene også feilrettinger, forbedringer og nye funksjoner.
Hvordan overholde budsjettet og tidsplanen i store implementeringsprosjekter for ERP – fem regler for å lykkes med implementering av ERP i bedrifter innen offentlige tjenester og infrastruktur
Med kunnskap fra tidligere prosjekter har vi avdekket fem forutsetninger for en vellykket implementering.
Man bør identifisere de viktigste grunnene til hvorfor det er behov for et nytt ERP-system. Ledelsen må definere tydelige mål og formidle dem til resten av organisasjonen – enten det handler om å forenkle eller oppdatere forretningsprosesser, bruke standardløsningen i så stor grad som mulig, lage mer avanserte rapporter, oppfylle lovpålagte krav og så videre. Slike mål blir helt uvurderlige under implementeringen, siden de kan brukes som svært effektive verktøy for å unngå utfordringer knyttet til å tilpasse systemet og å måtte behandle forespørsler om endringer eller interessekonflikter i et nytt system.
Det som defineres i den første fasen av prosjektet, skal brukes som innspill senere. Når det sikres tilstrekkelig med detaljer i denne fasen, får prosjektet et solid grunnlag. Ting som mangler eller har blitt oversett, vil dukke opp senere i form av endringsforespørsler som potensielt kan føre til høyere kostnader, større omfang og lengre varighet. Dette er spesielt viktig for store prosjekter der ekstra kostnader og forsinkelser kan bli overveldende.
Standardversjonen av den nye løsningen kan aldri oppfylle alle kravene, og den kan ikke være identisk med det gamle systemet. Derfor må bedriftene regelmessig foreta en avveining mellom å tilpasse standardløsningen og å tilpasse forretningsprosessene basert på standardløsningen. Vår erfaring viser at det sjeldent er fornuftig å velge tilpasninger. Å velge standardløsningen der det er mulig, og heller tilpasse prosessene enn løsningen, har vist seg å være nøkkelen for vellykkede implementeringer. Tilpasninger bør bare brukes til de mest kritiske delene av prosesser, og de delene som ikke kan endres. Da kan bedrifter unngå utallige tilpasninger som tilfører lite verdi. Når det blir mange slike tilpasninger, kan det føre til økt varighet og kostnad for implementeringen, og det kan også føre til økte vedlikeholdskostnader senere. Hvis standardløsningen ikke kan brukes til deler av forretningsprosessene, er det bedre å bruke utvidelser enn tilpasninger.
Å bytte ERP-system er en utfordring for enhver bedrift, og jo større bedriften er, desto større blir utfordringen. Hvor vellykket implementeringen og den påfølgende bruken av det nye systemet blir, avhenger i stor grad av hvor flink bedriften er til å administrere endringer. Det blir endringer i forretningsprosesser, rapportering, de ansattes roller og ansvar, bruken av det nye systemet og så videre. Det kreves stor innsats for å lykkes med endringer i en organisasjon. Enkelte bedrifter velger til og med å leie inn eksperter på endringsadministrasjon for å få hjelp med prosessen.
Kundens ansatte som deltar i implementeringsprosjekter, har også forskjellige prosjektoppgaver i tillegg til de daglige arbeidsoppgavene. Av og til kan konkurrerende forpliktelser redusere tiden de ansatte kan bruke på prosjektet. Siden vi vet at prosjekter for implementering av ERP krever innspill fra kunden i hver eneste fase, kan dette få negative konsekvenser for prosjektet i form av lengre varighet, manglende tilbakemeldinger for det videre arbeidet, feil i kommunikasjonen og så videre.
Derfor er evnen til å engasjere de fremtidige brukerne en av de viktigste oppgavene for prosjektledere.
Hvis du vil ha mer informasjon om de vanligste fasene for implementering i prosjektet, kan du ta en titt på blogginnlegget Implementere ERP fra et prosjektperspektiv. Der beskriver og forklarer jeg hver fase av prosessen.
