Ti ting du bør tenke på før du kjøper en CRM-løsning

For å gjøre det enklere å velge riktig CRM-løsning har jeg sett nærmere på ti ting du bør tenke på før du tar denne viktige avgjørelsen.

1. Skaff deg oversikt over behovene dine

Først må du tenke gjennom hva du skal bruke CRM-løsningen til. Mange løsninger tilbyr administrasjon av kunde leads, salgskanaler, markedsføringsverktøy, integrering med leverandører av løsninger for nyhetsbrev og så videre. Og før du kan velge den riktige løsningen for deg, er det veldig viktig at du skriver ned kravene og forventningene dine.

Tenk gjennom funksjonene som kan hjelpe de ansatte med å oppnå bedre resultater eller automatisere mange av prosessene i bedriften. Når du kjenner prosessene og fremtidsplanene, blir det enklere å velge det beste og mest kostnadseffektive CRM-systemet for deg. Det mest komplekse og kostbare systemet er ikke nødvendigvis den beste løsningen for deg.

2. Krav – lokalt eller på nett

Jeg anbefaler på det sterkeste at du velger en nettbasert løsning, men mange bedrifter foretrekker fortsatt å kjøre applikasjonene på sine egne servere. Det kan være flere grunner til det:

• Regelverket gjør det umulig å lagre personopplysninger i skyen (det er for eksempel ikke lov å lagre medisinsk informasjon i skybaserte datasentre
• Sikkerhetshensyn.
• Interne retningslinjer.

Men hvis du kan velge en nettbasert løsning, anbefaler jeg virkelig at du gjør det. Med en nettbasert løsning får du tilgang til CRM-systemet hvor og når som helst. Da får du et såkalt «eviggrønt» miljø, noe som betyr at du alltid har de nyeste oppdateringene og funksjonene. Tjenesteleverandøren tar seg av sikkerhetskopieringen, og du slipper å tenke på vedlikehold og oppdatering av serveren. Sikkerheten blir også ivaretatt av eksperter, slik at dataene dine alltid er trygge og beskyttet mot hackere.

Ulempen ved å velge en skybasert løsning er begrenset tilgang til filene, delt maskinvare og at du har liten eller ingen kontroll over når oppdateringene installeres.

Hvis du likevel velger å gå for en lokal løsning, må du se nøye på alle kravene for løsningen du har bestemt deg for. Mange CRM-løsninger har relativt strenge krav til database, CPU og RAM. Du må også tenke på klientene. Støtter løsningen webklienter, eller støttes programmet på tvers av enheter (for eksempel Android, iOS, Windows, Linux og så videre).

3. Muligheter for programvareutvidelser

Det er mange løsninger på markedet. Noen av dem har mange funksjoner, mens andre er mer begrenset. Men det er uansett en annen viktig ting du må vurdere, nemlig utvidelsesmulighetene. Har programvaren mulighet for tilleggsprogrammer? Kan det utvides med flere moduler, hvis du får bruk for det nå eller senere? Finn ut om du kan inkludere markedsføringsverktøy, for eksempel Oracle, MailChimp eller ClickDimensions.

4. Muligheter for å tilpasse løsningen

Selv om en CRM-løsning kan ha mange funksjoner, vil ingen løsning oppfylle alle behovene dine fra start. Med det som utgangspunkt bør du tenke gjennom hvor enkelt det er å gjennomføre følgende tilpasninger:

• Legge til nye felt.
• Endre skjemaer og visninger.
• Legge til ekstra logikk.

Mange små CRM-løsninger (vi kan kalle dem «hobbyprosjekter») har svært begrensede muligheter for tilpasning, mens andre koster for mye. På virksomhetsnivå vil enkelte firmaer selge deg en dyrere lisens for at du skal få tilgang til den delen av kilden der du kan legge til kode.
Selv om du ikke trenger tilpasninger i dag, vil du garantert ha en prosess som skal implementeres, og som ingen CRM-løsninger støtter fullt ut.

5. Dagens miljø

Bedriften din har helt sikkert allerede mange verktøy som trengs i den daglige driften. Det kan for eksempel hende dere bruker Outlook, MailChimp, Gmail eller noe helt annet. Samtidig kan det hende dere bruker LinkedIn, Instagram eller andre sosiale medier i forbindelse med markedsføringen. Når du velger riktig CRM-løsning, kan du integrere alle disse verktøyene på ett sted, slik at du får bedre oversikt og kontroll. Et annet eksempel er lagring av dokumenter, deling av notater og lignende. Alt dette kan integreres i en CRM-løsning, slik at salgsavdelingen kan kommunisere og samarbeide på en enda bedre måte.

Men det er enda viktigere at du tar en titt på kjernesystemene dine, for eksempel ERP og programvare for regnskapsføring. Sørg for at den nye CRM-løsningen enkelt kan integreres med systemene som bedriften allerede bruker. Integrasjoner mellom systemer kan være en kostbar affære, spesielt hvis det ikke finnes forhåndsdefinerte tilgangspunkter for å hente/skrive data.

6. Støtte for mobile løsninger

Har bedriften selgere eller andre ansatte som bruker mer tid ute i felt enn på kontoret? De har sannsynligvis med seg en datamaskin for å registrere data i dagens system, eller – enda verre – for å skrive rapporter i Excel, som sendes til sjefen når arbeidsdagen er over.

Mange CRM-løsninger har støtte for mobile løsninger, slik at brukerne enkelt kan registrere data fra mobiltelefonen sin. Enkelte løsninger lar deg også jobbe mens du er frakoblet, slik at du ikke trenger nettilgang for å gjøre arbeidsoppgavene dine. Når telefonen kobles til internett igjen, synkroniserer appen dataene til CRM-løsningen.

7. Prøv før du bestemmer deg

Av og til tar det bare noen minutter å bestemme seg for å kjøpe en ny datamaskin eller annet tilbehør, men du bør tenke deg godt om før du investerer i programvare. Alle vet at skjermbilder og presentasjoner er én ting, mens å bruke programvaren kan være en helt annen opplevelse.

Det neste forslaget mitt er at du bør prøve løsningen før du bestemmer deg for å kjøpe den. Stadig flere CRM-løsninger kan prøves kostnadsfritt, så hvorfor ikke benytte deg av det? CRM-løsningen er noe du kommer til å bruke lenge. Derfor bør du ta den tiden du trenger – og ikke forhaste deg.

8. Voks med bedriften

Siden du kommer til å bruke CRM-løsningen i mange år, må du også tenke på fremtiden. Støtter løsningen fremtidig vekst, og vil den kunne støtte prosessene dine selv om bedriften blir dobbelt så stor – eller tre ganger så stor? Samtidig bør du ikke tenke for stort. I en ideell verden kan alle bedrifter bli like store som Microsoft eller Apple, men det tar lang tid å doble størrelsen på en bedrift, så du er trygg i noen år til.

Men du må uansett ha planene om vekst i bakhodet. Ikke tenk for stort – det kan koste for mye i dag. Og ikke tenk for lite – da blir løsningen snart for liten for dine behov.

9. Motivere teamet

Når du bestemmer deg for å bytte eller implementere et nytt system i bedriften, er det fort gjort å tenke at implementeringen er den vanskeligste delen av prosessen. Men dessverre kommer ikke den vanskeligste delen før etter implementeringen er gjennomført – nemlig innføringen. Alle bedrifter har ansatte som ikke godtar nye systemer, og som nekter å forstå at det nye systemet kan være raskere, bedre og enklere. De fortsetter å jobbe på samme måte som de alltid har gjort.

Du må finne ut hvordan du kan unngå dette, og hvordan du kan få sluttbrukerne til å begynne å bruke ny programvare. En mulig løsning er å finne ut hvor mye raskere arbeidsoppgavene kan løses med den nye programvaren sammenlignet med hvordan de ble løst tidligere.

Når brukerne ser fordelene med systemet, vil de vanligvis sette større pris på å bruke det.

10. Rapportering – se resultatene

Når dere har implementert CRM-løsningen i bedriften, begynner moroa for alvor. Nå kan du spore resultatene og se hvordan programvaren har bidratt til at de ansatte jobber raskere. Og når CRM-systemet er på plass, blir flere data om salg, aktiviteter og lignende samlet på ett sted, noe som gjør rapporteringen enklere enn noensinne. Med CRM-systemet kan du se hvordan du ligger an sammenlignet med prognosene dine for de neste ukene og månedene, og du kan dra nytte av mulighetene salgsavdelingen allerede har.

Oppsummering

Alle bedrifter er unike og har sine egne behov når det gjelder programvare og verktøy. Jeg håper disse punktene kan hjelpe deg med beslutningen din, slik at du kan finne ut hva som passer best for bedriften din.